Levéltári Közlemények, 35. (1964)

Levéltári Közlemények, 35. (1964) 2. - Szedő Antal: Rendezési módszerek modern (1800 utáni) levéltári anyagban / 145–160. o.

Rendezési módszerek modern (1800 utáni) levéltári anyagban \$J Utószó A jelentés célja az volt, hogy a levéltárakban folyó rendezés modern elveiről számoljon be, elsősorban az 1800 után keletkezett levéltári anyag esetén. Kétségtelen, hogy 1800 óta a rendezési elvek tekintetében nagy változások mentek végbe. 1800 után alakították ki a nagy logikai alapú rendszereket, melyekbe a kor levéltárrendezői belekény szeri tették a levéltári anyagot, szétvágva annak szerves összefüggéseit és megsemmisítve így azoknak az intézményeknek a történetére vonatkozó forrásokat, melyek az iratokat létrehozták. Sajnos a feleletek nem írták le ezeknek a mesterséges rendezéseknek a történetét, csak itt-ott céloztak megtörténtükre. Végül is a proveniencia elve diadalmaskodott. A XX. század második negyedében azonban már ennek az elvnek túl merev alkalmazása folytán támadtak problémák és ma már az irattárakban kialakult rendszereket távolról sem tartják tökéleteseknek, melyeken változtatni nem lehetne. A rendezés alapvető modern elve az, hogy az irattárban kialakult rendszeren változtatni lehet, de a rendezési tervnek vissza kell tükrözni a szerv szervezeti felépítését és hatáskörét. Egyetlen felelet sem tartotta megváltozhatatlainiiaik az irattárakban kialakult iratcsoportok rendszerét. A csoportok kialakításánál, akár irattárban, akár levéltárban történjék is a rendezés, a fő elv az intézmény szervezeti felépítése és az iratok funkciója. Ez is modern elv, mert régebben mégis csak az iratok tárgya volt a döntő szempont, A decimális és önmutató rendszereket a levéltárak nem alkalmazzák; bár ha ilyen felépítésű iratanyagot kapnak, úgy természetesen nem változtatnak alapvetően az eredeti rendszeren. (Van olykor kivétel is: Magyarországon az 1949—56 között használatos decimális rendszerben csoportosított 'iratokat a levéltárakban átrendezik.) Kiderült az is, hogy a Dewey-rendszer mereven semmi esetre sem alkalmazható az iratkezelésben; s általában: semmi esetre sem engedhető meg merev logikai rendszerek előregyártása. Az iratcsoportokat az iratok funkcióit figyelembe véve kell kialakítani; az így kialakított csoportokból azután esetleg lehet tízes csoportokat is összehozni. A 10 főcsoportra általában nincs szükség, de a főcsoportokat már tízes tago* lásban lehet tovább osztani. De még az ilyen módosított Dewey-rendszer is elég ritkán fordul elő Európában, mint ahogy Európában nem tudtak gyökeret verni az ún. önmutató rendszerek sem; a lajstromozás valamilyen formáját mindenütt megőrizték vagy visszaállították. Kétségtelenül kiderült az is, hogy az „új levéltári anyag", a hang-, filmes fényképanyag behatolóban van levéltárakba. Elsősorban a fényképek azok, amelyek egyre nagyobb számiban kerülnek a levéltárakba; legkevésbé a telerecording-szalagok vannak még a levéltárakban. Persze sok országban nem is a levéltárak gyűjtik az ilyen jellegű anyagot, hanem a múzeumok vagy a könyvtáraik. A levéltárosok felfogása azonban megegyezik abban, hogy az "ilyen jellegű anyag igenis a levéltárak gyűjtőkörébe tartozik. Végül még egy megjegyzést: a jelentés nem lehet teljes, mivel igen jelentős levéltári anyaggal rendelkező országok nem küldtek, választ a kérdőívekre (pl. az Egyesült Államok Nemzeti Levéltára, az olasz Ardhivio Centrale, a délamerikai államok stb. nem küldtek választ), De nem lehet a jelentés kimerítő azért sem, mert a válaszok túlnyomó része sem volt kimerítő, sőt akadtak szép