Levéltári Közlemények, 35. (1964)

Levéltári Közlemények, 35. (1964) 1. - Szedő Antal: A ma levéltárelmélete / 3–20. o.

16 Szedő Antal állagokat és azokat több-kevesebb részletességgel leírja. Ezenkívül ismerik a raktári áttekintő jegyzéket (lists) és a repertóriumot is (descriptive lists). Az Egyesült Államokban mindkétféle alapelven felépülő segédleteket készítenek: a proveniencia és a pertinencia szerint egyaránt. A proveniencia .szerint készülnek a Nemzeti Levéltár nagy, minden anyagot átfogó útmutatói. A legutolsó kiadás 1948-ban 800 000 köbláb anyagot, 247 iratcsoportot ismertet, kb. a mi állagszintünkön. Érdekes, speciális segédlet az Egyesült Államokban az „Előzetes leltár" (Preliminäry Inventory), mely rögtön az anyag levéltárba való érkezése után készül (ebben hasonlít a mi alapleltárunkra), még mielőtt átnézték volna, vagy esetleg átrendezték volna az anyagot; még ennél is gyorsabban készül a „Magyarázatok iratcsoportok beérkezéséről". Utóbbiak csak belső használatra készülnek és a legfontosabb adatokat tartalmazzák, a beérkezett anyagról. A Magyarázatok kevesebb, az Előzetes leitárak több adatot tartalmaznak, mint az, útmutató. Készítenek az Egyesült Államokban pertinencia szerinti részletes leltárakat is. Ilyenkor vagy az egy bizonyos iratcsoportban fellelhető tárgyakat közlik, vagy azt, hogy bizonyos tárgyakra milyen iratcsoportokban lehet adatokat találni. Úgy tűnik azonban, hogy ilyen fajta leltárak (a legfontosabb európai segédletek!) nem készülnek nagy számiban az Egyesült Államokban. Arra kell ebből következtetnünk, hogy az anyag tárgyi tagolódásával lehet baj; az alapul vett „sorozatok" a lerakó rendszerben túl sokféle tárgyat ölelnek fel. Külön gondot képez az Egyesült Államokban a gyűjtemények lajstromozása. Mint említettük, gyakorlatukban gyűjteménynek számít a vállalati, testületi, egyesületi, családi stb. fond is. Természetesen itt is a különféle repertóriumok és led-tárak a legáltalánosabbak. Schellenberg külön rámutat egyes könyvtárosok helytelen eljárására, a könyvtárakban levő kéziratgyűjtemény leírásánál. Ugyanis egyes darabokat írnak le, szinte könyvök módjára. Á levéltárosnak ezzel szemben mindig átfogó segédleteket kell csinálni, rámutatva a szervezeti és egyéb összefüggésekre. Helyesen jegyzi meg Schellenberg azt is, hogy ruganyosan kell alkalmazni a segédletek fajtáit. A levéltárosok gyakran hajlanak arra, hogy ugyanazt a segédfajtát alkalmazzák minden iratanyagnál. így jönnek létre a semmitmondó segédletek (erre a veszélyre nálunk is fokozottabban kell ügyelni a jövőben). Arra is rámutat Schellenberg, hogy sok levéltáros idegenkedik segédletkészítéstől, úgy érzi, olyasvalamit tesz közzé, amely őt a jövőben feleslegessé teheti. Pedig ez nem így van; semmiféle segédlet nem teheti feleslegessé a levéltáros anyagismeretét és tanácsait. Egyik legfontosabb tétel az, amit már Casanova is hangoztatott: a rendezésnek meg kell előznie a lajstromozást, az anyag tökéletes tagolódása teszi lehetővé a tökéletes leírást. A gyűjtemények lajstromozása is vagy tartalom vagy külső jegyek alapján történhet. A legegyszerűbb segédlet a fond-, illetve gyűjtemény-nyilvántartó lap. Ez a legáltalánosabb adatokat tartalmazza: proveniencia, külső jegyek leírása (hány kötet, hány fasciculus, hány egyes irat stb.). Utána egy előzetes jegyzék készül, belső használatra, amelyik röviden leírja az anyagot, közölve a fondiképző nevét, tevékenysége körét, majd megadva az iratok milyenségének, tartalmának legfőbb jegyeit, végül ismertetve a megszerzés körülményeit .s a használatot esetleg korlátozó feltételeket. !