Levéltári Közlemények, 35. (1964)

Levéltári Közlemények, 35. (1964) 2. - Szedő Antal: Rendezési módszerek modern (1800 utáni) levéltári anyagban / 145–160. o.

Rendezési módszerek modern (1800 utáni) levéltári anyagban 14^ egyszerűen besorolják az iratokat és legfeljebb részindexekkel dolgoznak, nagyobb szerepe van a személynevek szerinti tagolódásnak és tárgyikg főleg a belső adminisztráció iratai tagolódnak (Oregonban a személyi ügyek, igényperek, kiküldetések stb.); az is lehet, hogy Franciaországban á végleges tárgyi rend a levéltárakban alakul ki, a fond határain belül; lehet, hogy Németországban ma is folyik az iratok lajstromozása; — mindez azonban nem lényeges különbség. Viszont nem tudom hinni azt sem, hogy az irattermdlő szervek belátható időn belül az egész világon teljesen azonos elvek alapján rendszerezzék irataikat; bizonyos különbségek belátható ideig fenn fognak állani. Egy másik kérdés: merre tart a fejlődés útja az irattári rendszereknél? Bár ma még a decimális rendszer aránylag igen kevés helyen van alkalmazásban (az USA Oregon állama kijelenti, hogy irattári rendszere nem decimális, viszont Portugália jelzi, hogy a Tengerészeti Levéltár a decimális rendszert, az Igazságügyminisztérium Központi Irattára az önmutató rendszert alkalmazza, — Belgiumban a községek bevezethetik iratkezelésüknyél a decimális rendszert, ha 1920 előtti irataikat rendben a levéltárba szállítják —, sőt sok helyütt visszafejlődött a helytelen alkalmazás folytán szerzett rossz tapasztalatok következtében), — a fejlődés mégis a tízes tagolódás és az önmutató rendszerek felé tart (ezt közli Jugoszlávia is).'Természetesen a szorosan vett Deweyrendszer iratoknál nem alkalmazható (Schelleniberg idézett kézikönyve — német kiadás 89. oldal ugyanezen a véleményen van), túl merev, túl elvont lévén. Ennek kapcsán igen. tanulságosak a Magyarországon szerzett tapasztalatok. Magyarországon két ízben próbálkoztak ezzel a rendszerrel: az 1930-as években a Vallás- és Közoktatásügyi Minisztériumban (az ún. Jánossy-rendszeirrel), és 1949—1956 között az egész országban, valamennyi szervnél központilag kidolgozott nomenklatúrák formájában. Az ún. Jánossy-rendszer kifogásfüalanul kidolgozott rendszer volt, azonban alkalmazása pár éven belül mégis megbukott. Ugyanis nem álltak rendelkezésre megfelelően képzett irattárosok; akiknek pedig alkalmazniok kellett, képtelenek voltak a feladatokkal megbirkózni. A modern, erősen tagolt iratkezelés valóban értelmes, jól képzett irattárosokat kíván; ezt a feladatot nem lehet olyan emberekre bízni, akik semmire sem alkalmasak. Az. 1949—1956-ban alkalmazott rendszer tipikusan merev, valódi Dewey-rendszer volt, melyet lehet a könyvtárakban alkalmazni, de nem az irattárakban. Mivel a gyakorlatban egyenesen alkálmazhatatlannak bizonyult, 1956 óta csak az a szerv alkalmazza, amelyik megfelelő módon adaptálta igényeihez. A tízes tagolást lehet alkalmazni anélkül persze, hogy tíz tagú számjelzetre lenne szükség (lásd a német Dreizahlen vagy Sechszahlen system-et), — az egyes nagyobb tárgyi csoportokat is lehet tizedes rendszerben tovább tagolni, de alapul kell venni a hivatal, intézmény struktúráját, funkcióit és az ezek alapján már régebben kialakult irattári rendet. Nem az iratok tagolását kell tehát egy kiagyalt filozófiai rendszerhez, hanem a tizedes rendszert kell az iratok természetes tagolódásához idomítani. Ennek ellenére sem tisztán jelzetelési mód a decimális rendszer, hanem önálló irattári rendszer, melyet más rendszerekkel szemben az jellemez, hogy az iratcsoportok között tárgyi alapon logikai összefüggéseket vesz figyelembe, s ezzel a jelzetelést és a megkeresést megkönnyíti. Ami az iratok nyilvántartását illeti: az Egyesült Államokat kivéve még erősen tartja magát az iratok lajstromozása, iktatása. Az iktatókönyv ugyanis az ügyirat beérkezését és az ügy elintézését igazolhatja, és így nehezen válnak