Levéltári Közlemények, 35. (1964)

Levéltári Közlemények, 35. (1964) 2. - Szedő Antal: Rendezési módszerek modern (1800 utáni) levéltári anyagban / 145–160. o.

148 Szedő Antal egy ügyre vonatkozó iratokat ezután a magyar rendszernél az utolsó év az ügyben kelt első (előre futó rendszer), ritkábban az első év első (hátra futó rendszer) iktatószáma (alapszáma); a dán rendszerben pedig az utolsó iktatószám alatt gyűjtik össze, — az alapszámokon belül egyébként az iktatószámok rendjében. Az ügyiratok maguk az alapszámok számsorrendjében fekszenek el. Az alapszámokat azután tárgyi rendszerben tovább is lehet csoportosítani, mint az a magyar minisztériumok irattáraiban az ún. tételrendszer esetén látható. e) Ehhez hozzá kell tenni, hogy a tárgyi vagy más szempontból kialakított csoportokon belül igen gyakori az Íratok időrend, vagy a személynevek vagy a helynevek kezdőbetűje szerinti elhelyezése. Az utóbbi különösen az Egyesült Államokban honos; Scbdlenberg kézikönyve hosszasan foglalkozik ezzel a rendszerrel, ugyanúgy, mint az Oregon államtól megküldött, az állam levéltára által összeállított Suggested Fiiing Rules Manual (1962), mely szinte teljesen a helyes alfabetikus rend kialakításával foglalkozik. Valóban, a modern iratkezelésiben, az önmutató rendszerekben igen nagy szerepe lehet még az iratok alfabetikus rendben való elhelyezésének, hiszen az iratok túlnyomó része személyekkel foglalkozik és nem jelentéktelen a valamilyen aspektusból földrajzi helyekre is vonatkozó iratok száma sem. f) A vállalati, üzemi iratoknál, a családi levéltárakban általános a levelezők szerinti tagolás. Az egy személytől érkezett, vagy az egy személyhez címzett levelek időrendben következnek, rendszerint egymás után. Sokszor tagolódik így állami hivatalokban magasrangú funkcionáriusok (miniszterek, • államtitkárok stb.) levelezésé is. Az iratok zöme azonban ma (és ez a jövőben még inkább így lesz) tárgyi -csoportosításban van. Az iratok csoportosítását általában megtervezik: ez a cadre de classement (angolul filé manuál, scheme, guide to Classification; németül Aktenplan; olaszul titolario prestabilito). Az ilyen irattári tervben persze minden fajta csoportosítás előfordul, a személynév szerinti ugyanúgy mint az iratféleség szerinti (erre a Szovjetunió Levéltári Főigazgatósága külön felhívja a figyelmet) stb. A Szovjetunió Levéltári Főigazgatósága 1963-ban adott ki új általános érvényű utasítást az irattárak rendjére; az NDK-ban 1956-ban .a kerületi, járási, városi, községi tanácsok számára egységes Aktenplan-t adtak ki> — ugyanilyen általános szabályozást nyújt a Bayerische Einheitsaktenplan. A legnagyobb tárgyi egységet mindenkor az irattermelő szerv szervezeti egységei (osztály, csoport) által termelt iratok szerves egysége jelenti, ezen belül az iratok a hatáskör tagolódása szerint tagolódnak. A tagolásnál általában helyesebb az iratok funkcióját venni alapul mint a szorosabb értelemben vett tárgyat, mert az iratok funkciója kétségtelenül erősen meghatározza az iratok tartalmát. A problémát az okozza (pl. Budapest városi levéltára esetén), hogy a szervezeti egységek hatásköre gyakran változott (pl. a szakreferens más osztályra került és magával vitte referenciáját). Van-e alapvető különbség a legismertebb irattári rendszerek: az amerikai filing-rendszer, a francia dossier-rendszer és a német registratúra között? Bár erre a kérdésre a beérkezett válaszok alapján nehéz válaszolni, e jelentés szerzője mégis hajlik a felé a felfogás felé (s ha ez esetleg téves, nagyon örülne, ha az egyes országok képviselői megfelelő felvilágosítást nyújtanának ebben a kérdésiben), hogy alapvető különbség az említett rendszerek között nincs. Az lehetséges, hogy az Egyesült Államokban nem regisztrálják, hanem csupán