Levéltári Közlemények, 35. (1964)

Levéltári Közlemények, 35. (1964) 2. - Szedő Antal: Rendezési módszerek modern (1800 utáni) levéltári anyagban / 145–160. o.

Rendezési módszerek modern (1800 utáni) levéltári anyagban 147 7. őriznek-e a levéltárban fényképeket, híradófilmeket, hanglemezeket, magnetofonészalagokat, telerecording-szálagokat? Ha igen, ezeket milyen elvek alapján csoportosítják? 8. Melyek a legfontosabb segédletek a levéltárban? a) Van-e olyan segédlet, mely valamilyen formában az ország teljes levéltári anyagáról ad felvilágosítást (pl. országos fondjegyzék)? Mindenütt, kinyomtatják vagy sokszorosíttatják-e ezt, vagy sem? b) Ismerik-e és használják-e a levéltári útmutatót? Ez egy levéltár egész anyagáról» vagy pedig csak az anyag egy részéről nyújt felvilágosítást? Milyen mélységben ismgfteti az útmutató a levéltári anyagot? Fon dónként vagy ennél kisebb levéltári egységenként? — Mindenütt kinyomtatják vagy sokszorosíttatják-e ezeket, vagy sem? c) Hogyan készülnek a levéltári leltárak és repertóriumok? Milyen mélységben? Milyen levéltári egységeket írnak le? A leltárakhoz és repertóriumokhoz írt előszóban foglalkoznak-e a létrehozó szerv és a levéltár történetével? Leltárat vagy repertóriumot készítenek-e már az irattárban is az önök országában? Mindenütt kinyomtatják vagy sokszorosíttatják-e ezeket, vagy sem? 9. Használnak-e más levéltári segédleteket az említetteken kívül és milyeneket? 10. Milyen segédletek készülnek a hang- és képfelvételekhez a levéltárakban? A fenti kérdőívre 1964 július végéig az alábbi 24 ország levéltári főhatóságai, ÜL központi levéltárai küldtek többé-kevésbé részletes válaszokat (sok országban azonban, ahol központi állami levéltári hatóság nincs, egymástól függetlenül több helyi vagy jelentősebb regionális levéltár válaszolt): Ausztria, Ausztrália, Belgium, Csehszlovákia, Dánia, Finnország, Franciaország, Jugoszlávia, Kanada, Lengyelország, Luxemburg, Magyarország, Malaysia, Nagy-Britannia, Német Demokratikus Köztársaság, Német Szövetségi Köztársaság,. Olaszország, Portugália, Spanyolország, Svédország, Svájc, Szovjetunió, USA, Venezuela. Mindezeknek alapján a következő jelentést állítottuk össze és terjesztettük a Kongreszszus 1964. szeptember 2-i ülése elé: 1. Az iratok csoportosítása az irattárakban Tekintettel arra, hogy a levéltárba érkező iratok csoportosításánál valamilyen mértékben valiamennyi országban alapul veszik az irattárakban már kialakult rendet, két kérdést kell mindenekelőtt megvizsgálnunk: 1. 1800 után a hivataloknál, intézményeknél, vállalatoknál, üzemeknél milyen rendszerben kezelték az iratokat? 2. Mennyiben tudják az iratkezelés módját befolyásolni a levéltárak, illetve a levéltári főigazgatóságok? Meg kell mondani, hogy az egész világon az anyag tárgyi szempontok szerinti tagolása a legáltalánosabb. Más szempontok szerint csak bizonyos meghatározott dokumentumféleségeket csoportosítanak. így: a) egyes iratféleségeket (pl. a jegyzőkönyveket, hivatali könyveket, anyakönyveket, térképeket, rajzokat, fényképeket, filmeket,, magnetofonszalagokat, telerecordingszalagokat, rendeleteket, törvényeket stb.) sok helyen külön sorozatokban kezelnek. Ez esetben ezek a dokumentumok rendszerint keletkezésük időrendjében következnek egymás után, csak a hang- és fényképanyagok különülnek el egymástól tárgyi vagy miás szemponltok szerint. b) A bíróság, gyámsági, személyi iratok (pl. iparengedélyek, kinevezések) a személynevek betűrendjében helyezkednek el, de rendszerint úgy, hogy az egy személy egy ügyére vonatkozó iratok együtt vannak. c) A községekre, városokra, földrajzi helyekre vonatkozó iratok (pl. telekkönyvi, kataszteri, adózási iratok stb.) a földrajzi helynevek betűrendjében helyezkednek el. d) A dán Rentenkaanmersistem-ben és a magyar alap számos rendszerben minden egyes iratot beiktatnak és az irat sorszámot (iktatószámot) kap; az 1*