Levéltári Közlemények, 35. (1964)

Levéltári Közlemények, 35. (1964) 1. - Szedő Antal: A ma levéltárelmélete / 3–20. o.

A ma levcltárelmélete 15 Ez utóbbi jogosultságát mindenki elismeri arra az esetre, ha az akták rendezetlenek és nincsenek meg a segédkönyvek. De vannak olyan regisztratúrák is, melyek rendje ésszerűtlen, és használhatatlan; ezeket természetesen -szintén át kell rendezni. Sajátságos fogalom az Egyesült Államokban a „gyűjtemény". Minden olyan illatanyagot ide sorolnak, mely nem hivatal tevékenysége folytán jött létre, tehát a vállalati fondókat éppúgy, mint a családi levéltárakat, vagy a nálunk gyűjteménynek jelölt fondókat is. Az Egyesült Államokban az ilyen jellegű iratanyag nlagyon gyakran a könyvtárakban van. Ennek ellenére az ilyen gyűjtemiényanyag rendezésénél is tiszteletben tartják a fbndhatárokat és a proveniencia elvét, kivéve az olyan esetet, mikor egy-egy túlbuzgó könyvtáros az anyagot könyvtári szempontok szerint rendezi (pl. előfordult, hogy nyelvhátatok és földrajzi területeik szerint). Természetesen olyan gyűjteményeknél, melyeik a mi fogalmaink szerint is gyűjtemények, a rendezés teljesen rajtunk áll, de lehetőleg tisztelni kell a gyűjtő eredeti elképzelését. Levelezést levelezők szerint és ezen belül kronologikus sorrendben kell rendezni. Érdekes megjegyezni, hogy az Egyesült Államokban a levelet gyakran elválasztják a melléklettől és a mellékleteket külön 'sorozatba rakják. Levelezési könyvek, számadási könyvek leghelyesebb, ha időrendben kerülnek elhelyezésre. Gyűjteményeket sem szabad könyvek módjára jelzeteim. 5. Lajstromozás (leltározás) Az iratok lajstromozásánál 4 pontot kell figyelembe venni: a fondképző neve, milyen iratféleségről van szó, az őrzési egység címfelirata, végül a külső forma (kötet, fasciculus; stb.). A francia levéltáraikban három fő segédlettípus van. Az egyik az état sooimaire, mely igen széles területen általános adatokat közöl. A Nemzeti Levéltár anyagáról az idők folyamán sok ilyen état 'somimiaire jelent meg, ezek a mi fond- és állagjegyzékünknek félelmek meg. De état sommaire jelent meg az összes francia levéltárakban eddig megjelent leltárakról és repertóriumokról is (1938-ban az 1937. dec. 31-i állapot szerint). A második fajta segédlet a numerikus leltár, ez felsorolja szám 'szerint a kartonokat vagy más őrzési egységeket. A harmadik típus az analitikus leltár, mely a kartonokon belül is részletesen leírja a karton tartalmát, sokszor az egyes iratokat is. A francia levéltáriakban szériák (fondcsoportok) ós aiszériák (ezek már többnyire fondok) vannak. A szériát egy Vagy két nagybetűvel, az alszériát a nagybetű mellé felül írt arab számmal jelölik. Németországban két alapvető segédlet van: a levéltári útmutató (Übersicht über die Bestände) és a repertórium (Findbuch). Az útmutató állagokat sorol fel és közli róluk a legfontosabb adatokat (állagképző, tartalom, időkör stb.). A repertórium viszont a Németországban nagy gonddal kidolgozott Aktenplanökat követi és tárgyi egységenként ismerteti az anyagot. A repertóriumok nagy része csak gépelt állapotban van meg. Az angolok éppúgy „csoport"-ban gondolkodnak, mint az amerikaiak, a csoportot osztályokra osztják és az osztály darabokból áll (fasciculus, karton, kötet stb.). Angliában is ismeretes az útmutató, egy ilyen nagy guide készült el a Public Records Office-ról (1923/24), amely felsordlja az itt őrzött