Levéltári Közlemények, 32. (1961)

Levéltári Közlemények, 32. (1961) - IRODALOM - Sashegyi Oszkár: Ember Győző: A levéltári segédletek. (A Magyar Országos Levéltár kiadványai. IV. Levéltártan és történeti segédtudományok 1.) Budapest, 1958. / 203–206. o.

204 Irodalom meg äzok fogalmát. A tanulmány kiindulópontját első mondata világítja meg: „A levéltárak annak érdekében, hogy kettős rendeltetésüknek megfeleljenek, azaz a levéltári anyagot őrizzék és használhatóvá tegyék, többféle feladatot oldanak meg, többfajta munkát végeznek. Egyik feladatuk, illetve munkájuk az, hogy. a levéltári anyaghoz ún. levéltári segédleteket készítenek. Ennek során a levéltári anyagról annak őrzését és használhatóvá tételét szolgáló meghatározott adatokat állapítanak meg, s azokat meghatározott formákban irásbelileg rögzítik." Ebből kitűnik a mű elvi álláspontja: nem a gyakorlati funkciókból, hanem az elméleti célokból indul ki. A levéltári segédletek szerinte „olyan írásművek (iratok), amelyek a levéltárakban készültek, azzal az elsődleges rendeltetéssel, hogy a levéltári anyagra vonatkozó, a levéltárak célját szolgáló adatokat nyújtsanak." (3. 1.) A kézikönyvek eddigi szokásos felosztása a segédletek főfunkcióját vette alapul, azt, hogy belső levéltári használatra vagy pedig külső használók számára készültek-e. Ez a szempont Ember Győző meghatározásában nem jön tekintetbe^ A levéltári segédletek fogalmának meghatározása után mindjárt azok tartalmi kérdéseinek vizsgálata következik. A szerző szerint ,,a levéltári segédleteket elsősorban az határozza meg, hogy milyen adatokat tartalmaznak, s csak másodsorban az, hogy milyen formában tartalmazzák az adatokat. A levéltári segédleteket elsősorban tartalmuk szerint osztályozhatjuk...." (7. 1.) Ember Győző tehát a levéltári segédleteket elemző módon vizsgálja, azok elemeinek, adatainak tartalmi és formai kérdéseivel foglalkozik. Az adatok tartalmi osztályozása szerinte három szempontból lehetséges: céljuk, mélységük és szélességük szerint. Céljuk vagy rendeltetésük alapján az adatok a levéltári anyag őrzését vagy annak használhatóvá tételét, avagy pedig a levéltárak munkájának tervszerű szervezését szolgálják. Kórdós azonban, hogy e harmadikról beszélhetünk-e mint a segédletbeli adatok céljáról, vagy helyesebb-e azt mint bizonyosfajta segédletek funkcióját tekinteni (mint ahogyan vannak a selejtezéssel kapcsolatban . készülő segédletek is, amelyeknek adatai elméletileg a megőrzést vagy használhatóvá tételt céloznák, maguk a segédletek mégis a selejtezést szolgálják). A tanulmány legjelentősebb részei köze tartozik az, amely az adatok mélység és szélesség szerinti osztályozásával foglalkozik. Először tisztázza a levéltári anyagrészekre tagolásának alapjait: a levéltári anyag elhelyezés szerinti és rendszere vagy szerkezete szerinti tagolódásának egységeit, azok mélység vagy szint szerinti fő csoportjait, a raktári ós levéltári egységek szintjének viszonylagosságát. Azután megállapítja, hogy „a levéltári segédletek adatainak mélysége vagy — ami ugyanezt jelenti — szintje attól függ, hogy ezek az adatok milyen szintű raktári és levéltári egységekre vonatkoznak." (11.1.) Ennek megfelelően a levéltári segédletek adatainak szintje is viszonylagos. Mégis, célszerűségi okokból ezeket az adatokat szintjük szerint három főcsoportba sorolja: magas, közepes és mélyszintű adatok csoportjába. A levéltári segédletek adatainak mélységén kívül Ember Győző azok szélességéről is szól. „A két fogalom nézetem szerint összefügg — írja —, mégpedig úgy függ össze, mint a koordináta rendszer függőleges ós vízszintes, vertikális és horizontális tengelye. Valamely levéltári segédletbeli adat... annál mélyebb szintű, minél kisebb raktári ós levéltári egységre vonatkozik. Valamely levéltári segédletbeli adat annál szélesebb, minél többet mond valamely meghatározott raktári vagy levéltári egységről, valamely meghatározott vonatkozásban, pl. tárgyáról, tartalmáról, koráról, terjedelméről stb." Míg azonban a levéltári segédletbeli adatok mélységi skálája objektív, a levéltári anyag tagolódása határozza meg; addig szélességi skálájuk szubjektív, a segédletét készítő levéltáros határozza meg. (13. 1.) A tanulmány ezután a levéltári segédletek adatainak főbb fajtáit ismerteti. Ezek annyifélék lehetnek, ahányféle kérdésre a levéltári segédletek adataitól feleletet várunk. A tanulmány 16 fajta adatot ismertet, de hangsúlyozza, hogy ezzel nem merítette ki a lehetőségeket. Példaképpen említünk egy adatfajtát, amellyel nem foglalkozik: ilyen az iratanyagban tapasztalt hiányosságokra vonatkozó adatok fajtája. Ezekről a hiányosságokról a szovjet levéltárakban az iratanyag meglétének és állapotának ellenőrzése során külön segédletet (ellenőrzési lapokat) fektetnek fel.

1 A levéltári segédletek formai kérdéseinek tárgyalása során Ember Győző először az adatok rendszerezésének kérdéseivel foglalkozik. Az adatok rendszere követheti a levéltári anyag tényleges vagy ideális rendszerét, de el is térhet attól. Az iratanyag rendszerétől " eltérő csoportosításnak 5 fajtáját különbözteti meg: a betűrendes, a tárgyi, a területi, 1 Belov—Loginova—Mitjajev—Prokopenko : A levéltárügy elmélete és gyakorlata a Szovjetunióban. Bp. 1960, 120. 1.