Levéltári Közlemények, 31. (1960)

Levéltári Közlemények, 31. (1960) - Komoróczy György: A mezőgazdasági igazgatóságok Hajdú és Bihar megyékben 1949–1950-ben / 138–159. o.

A mezőgazdasági igazgátóságok Hajdú és Bihar megyékben 1949—1950-ben 151 y alatt pl. az állati betegségekről eredő károsodást. Az ugyanazon tárgyra vonatkozó iratokat egybefogva azonos alapszámon belül a tartalmilag megegyező iratokat egyetlen gyűjtőszám alatt tartották nyilván, és „ad" számmal látták el. Pl. a 363/1949. iktatószám, mint első iktatószámi bejegyzés alatt tartották nyilván a marhaállomány csökkentésének meggátlására irányuló intézkedéseket. A községekben e tárgyban végrehajtott intézkedéseket mind a 363. szám alatt kezelték, mint ügyviteli iratokat, s amikor az előadó az aktát elintézte, akkor az egész anyagot elhelyezték a 3. alapszám alatt. Az alapszámozás módszere ezáltal kettős megkönnyítést tett lehetővé: egyfelől a tárgyi kapcsolást maga a 3. alapszám, másfelől az ügyviteli kapcsolást az „ad" számozás, külön iktatás nélkül. Természetesen ennek a módszernek megvolt az a hátránya, hogy az ügydarabok nem mindegyike került iktatásra, hanem az „ad" szám alatt az előadó magánál tartotta az iratot mindaddig, amig az Összes várható jelentések befutottak. Az intézkedés pontossága feltételezte az előadó szakértelmét, lelkiismeretességét és iratbecsülő gondosságát. Ez viszont olyan szubjektív vonás, amelyre nem lehet mindenkor építeni. Különösen, ha esetenkint néha 300 nem iktatott iratot kezeltek azonos gyűjtőszám alatt. Lehet, hogy az előadónak volt valamilyen segédkönyve a beérkezett iratok kezelésére, és abban nyilvántartotta a nem iktatott darabokat, de erre nyomot nem találtunk. A gyűjtőszámon és az alapszámon belül az iratok nincsenek számrendbe rakva, hanem kezelésük helyrendjét mindenkor az irat igénybevételének gyakorisága határozta meg. Ha egy-egy iratot valaki elővett, akkor nem tette vissza a helyére, legföljebb ugyanahhoz az alapszámhoz helyezte. Az alapszámokat minden egyes ügy darabra ráírta a kezelő tisztviselő, emiatt könnyen elhelyezhető volt az ügydarab az irattárban. Magától merül fel a kérdés, hogy az ügycsoportokat jelző alapszámokat vájjon milyen elgondolás szerint alakították ki? Első pillanatban úgy tűnik, mintha az iktatószámok rendjében haladva az első előforduló ügy iktatószámát kötötték volna le a tárgyjelző alapszám részére. Ezt látszik igazolni az a körülmény, hogy az 1. iktatószám egyúttal az 1. alapszám, a 2. iktatószám a 2. alapszám; de a 6. iktatószám már az 5. alapszám, s a 7. iktatószám szintén az 5. alapszám alatt került lerakásra. Eszerint Hajdú megyében — eltérőleg Bihar megye gyakorlatától — az iktatószámok rendjében haladva állapították meg az alapszámokat, s amikor már lekötött alapszám volt, a következő iktatószámot ahhoz csatolták. Ezzel a módszerrel haladtak tovább, vigyázva arra, hogy már lekötött alapszámot ne ismételjenek más tárgy esetében. Az alapszámok egyébként nem a Mezőgazdasági Igazgatóság működése során alakultak ki, hanem még a Gazdasági Felügyelőség idején. Utóbbi történetének részletes tanulmányozása döntené el a kérdést, vajon a mezőgazdasági szakigazgatás iratkezelésében milyen sajátosságok érvényesültek, eltérőleg a megyei igazgatásétól. Az alapszámok az iktatókonyvben fel vannak tüntetve, s ugyancsak szerepelnek a jó szerkesztett tárgy- és névmutatóban. Lényegében az iratok kutathatóságához elég volna a mutatókönyv, mert a szükséges tárgyi és személyi tájékoztatást éppúgy. megadja, mint a helyrajzi adatokat. Mindazok alapján az irat helyrendje megállapítható és kiemelhető. Nem kívánunk az alábbiakban tárgyi felsorolást nyújtani, de éppen a kutathatóság igénye indokolja, hogy néhány alapszámra rávilágítsunk. Többek között az 1. alapszám a mezőgazdasági munkákról szóló helyzetjelentéseket, a termelési eredményeket, a vízgazdálkodás adatait és á& állategészségügy problémáit tartalmazza. A 2. az útinaplók elszámolásai; a 3. az apaállatok gondozása, az állattenyésztés gyakorlati kérdései; a-/ 5. traktorok, erőgépek felhasználása; a 10. szervezési kérdésekkel foglalkozik; a 11. személyzeti ügyeket tárgyal; a 12. legelőügyekről szól; a 14. állattenyésztési egyesületekről ad számot; a 15. az állatállomány községek és tulajdonosok szerinti összeírásait tartalmazza, ezzel függ össze a legelőgazdálkodás, amely ugyancsak a 15. alapszám alá került; a 16. a mezőgazdasági termények raktározási ügyeivel foglalkozik; a 17. az apaállatgondozói tanfolyamokról ad számot; a 22. a legeltetési társulatok elszámolásait foglalja magában; a 23. a földigénybevételekről szól; a 32. tervberuházásokról ad számot; 'a 44. az Igazgatóság szervezéséről, személyi összetételéről, a személyzet változásáról stb. beszél; a 77. a termelőszövetkezetek működési engedélyéről, megalakulásáról ad számot; a 80. a földbérlőszövetkezetekről tájékoztatja 118. a cséplőgépek igénybevételének harcát mondja el; a 191. a kollektív szerződésekről nyújt képet; a 237. a vadászati ügyekről szól, míg a 255. az erdőbirtokosságokról; a 377. a tavaszi vetéstervekről, a 411. az őszi szántás-vetésről beszól; a 393. az ingatlan felajánlásokról szolgáltat adatokat stb. Összesen, pontosan meg nem állapíthatóan kb. 1100 alapszámmal találkozunk 1949ben; az iktatás 5675 számot foglal magában. f