Levéltári Közlemények, 31. (1960)

Levéltári Közlemények, 31. (1960) - Komoróczy György: A mezőgazdasági igazgatóságok Hajdú és Bihar megyékben 1949–1950-ben / 138–159. o.

150 Komoróczy György aratómunkák irányítását, a cséplőgépekhez megkívánt erőgépeket. Ugyanakkor vetődött fel annak felismerése, hogy a baloldali túlzások ellen is küzdeni kell, ha az Igazgatóság teljesíteni kívánja a reá bízott feladatokat.

37 4. Az iratok irattári rendszere . A Mezőgazdasági Igazgatóság szervezetének, vázlatos történelmének ós munkaköri beosztásának ismertetése után álljon előttünk az iratok kezelésének módszere, akialakított irattári rendszer néhány tapasztalata. Milyen volt az ügykezelés és irattározás, a nyilvántartás és segédletkészítés? Mindenekelőtt meg kell állapítanunk, hogy az Igazgatóság maga iktatókönyvet vezetett. De az iktatókönyvet nem önállóan fektette fel, hanem folytatta a „Hajdú megye és Debrecen Gazdasági Felügyelőségének" iktatókönyvót, amely 1949. január 1-én önállóan egyes (1.) számmal kezdődött, s az óv végéig folyamatosan haladt. Az 1950. évvel kezdődően önálló új iktatókönyvet fektettek fel, ez azonban hiányzik. Az iratok számából megállapíthatóan az iktatás március 15-ig haladt, s ugyanakkor került nyilvántartásba az önálló Bihar megyei igazgatóság utolsó irata is. Attól kezdve a „Hajdú-Bihar megyei Mezőgazdasági igazgatóság" vezette tovább egységesen a volt Hajdú megyei igazgatóság iktatókönyvét, de most már, a megye területének változásához igazodva, az egyesített Hajdú és Bihar megyei igazgatóság anyagát folyamatosan és együttesen kezelték. Az iktatás másik sajátossága az, amiről *máx említés törtónt, hogy 1948-ban a Gazdasági Felügyelőség^iiegszűnte után nem zártak le az üctatókönyvet, hanem megszakítás nélkül folytatták tovább, emiatt az iratok egymástól nem választhatók el, hanem az 1949. év anyaga egységes regisztraturába tartozik mindkét iratképző szervnél. Az iratok kezelésénél kettős rendszer érvényesült. Egyfelől az iratok iktatása és iktatókönyvi nyilvántartása az iratok ügyviteli helyét határozza meg. Az iratok az ügyvitel folyamán az iktatószám alatt futottak, s össze voltak kapcsolva az azonos ügyben keletkezett előiratokkal. Az előiratokat minden esetben hozzászerelték az ügyhöz, és ezt a tényt az iktatókönyvben feljegyezték. A másik elv az iratok irattári elhelyezésének rendjét határozta meg. Elintézés után minden iratot egy meghatározott alapszámhoz soroztak. Az alapszámot (mint majd látni fogjuk) a tárgy ós nem az ügyirat tartalma döntötte el. Az ügyviteli nyilvántartás száma az iktatószám, az irattári nyilvántartásé pedig az alapszám volt. Az iratokat beérkezésük után fejbélyegzővel látták el. Csakhogy a fejbélyegzők nem mindenkor jellemezték magát az iratképző szervet, nem utaltak annak nevére és jogi helyzetére. Mert a Hajdúmegyei Mezőgazdasági Igazgatóság még 1949 április folyamán is használt Gazdasági Felügyelőség idejéből származó és arra utaló fejbólyegzőt, s ugyanakkor a tanácsrendszer működésének előrehaladt hónapjaiban is találkozunk az Igazgatóság fejbélyegzőjével, sőt az egész 1950. év folyamán a Mezőgazdasági Igazgatóság fejbélyegzője szerepel a tanácsi mezőgazdasági osztály ügyiratain. Ez a körülmény egyébként elméleti figyelmeztetés az ellen a skolasztikus levéltártani állásfoglalás ellen is, amely vallja, hogy a fejbólyegzők mindenkor meghatározói a fondképzésnek és a levéltári iratok fondok szerinti elhatárolásának. Az alapszámos irattári rendszer 1950-ben folytatódott mindaddig, amig a közigazgatási számrendszer mindenütt alkalmazott bevezetésével 1950. június 15-től kezdve rátértek a közigazgatási számrendszer irattározási módjára, a decimális iratkezelésre. Az alapszámokat tárgyak szerint állapították meg. A tárgyakon belül az ügyiratokat attól függetlenül helyezték el, hogy melyik osztály intézte el azokat. Ebben a kezelési és nyilvántartási formában tehát az iratok funkciója volt az elhatározó követelmény s nem a hivatalszervezet tagolása. Éppen ezért az Igazgatóság anyagában nem bonthatók szét különböző szervezeti tagolásból eredő állagok, hanem a fond egységes ás az alapszámok rendje szerinti tagolás alapján kezelt. A hivatal struktúrája sem az iratok iktatásából, sem pedig az alapszámokból nem derül ki, csupán a megfelelő alapszám alatt őrzött irat tartalmából állapítható -meg. Sajátos

1 kezelési módszer az is, hogy az alapszámokon kívül az Igazgatóság gyűjtőszámokat is alkalmazott. Ennek jellemvonása az volt, hogy egy meghatározott alapszám alatt fogták össze az állattenyésztésre vonatkozó ügyeket s egy másik alapszám ?J Uo. 430/1949. ikt. sz. 10. alapsz.