Levéltári Közlemények, 30. (1959)

Levéltári Közlemények, 30. (1959) - IRODALOM - Lengyel Alfréd: Törekvések az ügyvitel és iratkezelés racionális megszervezésére Nyugat-Németországban / 141–149. o.

Irodalom 149 a gazdasági életben, mely körülmény csak bizonytalanságot idézne elő az egységesítés mindenáron való • keresztülhajszolása esetén. A támpontot nyújtani akaró segédlet-készítés gondolata vezette a thüringiai városok szövetségét, Flattich, Nordsieck és Theurer munkáját, amikor a városok és községek iratkezelésének ésszerűsítése érdekében megalkották — fentebb már említett — irattári tervüket. De hasonló célból adta ki a Kommunal Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung (KGSt.) is 1952-ben a községek részére szánt, majd két évvel később a városok számára készített minta-iratrendjét. Az utóbbi az iratok csoportosításánál abból a gyakorlati tapasztalatból indult ki, hogy maximális igénybevétel fennforgása mellett — tehát a nagyvárosi típusra vonatkoztatva is — nyolc főcsoportba beoszthatok az összes kommunális feladatfajták. Ezek a következők : 1. általános igazgatás, 2. pénzügyi igazgatás, 3. jogi, biztonsági és rendészeti igazgatás, 4. iskolai és kulturális igazgatás, 5. szociális ós egészségügyi igazgatás, 6. építésügyi igazgatás, 7. közüzemi igazgatás, 8. gazdasági és közlekedési igazgatás. Az egyes iratok megjelölése hatjegyű számjelzetekkel történik, melyek közül az első számjegy a főcsoport (igazgatási egység, ügyosztály), a második a feladatkör (hivatal), a harmadik és negyedik az iratcsoport, illetve alcsoport megjelölésére szolgál. A 3. és 4. számjegy valamennyi városnál azonos, minthogy a kérdéses tárgyfogalmak mindenütt előfordulnak. Az utolsó két számjegy a tárgykört és az ügyet (ügyféleséget) tünteti fel, ezek városonként természetesen eltérők. A KGSt. által kiadott „Aktenplan für Städte" a racionalizálási törekvéseknek egyik legfontosabb eredménye. Elsősorban iratkezelési rendet megállapító segédlet, mely mélységi tagozódása Tévén a városok minden nagyság-kategóriájára alkalmazható. Használatát a hozzákapcsolódó kimerítő címszó jegyzék lényegesen megkönnyíti. De jelentősége ezen túlmenőleg sokkal nagyobb. A felállított iratrend egyben azon irányelvek foglalata, amelyek megmutatják, hogy ésszerű ügyvitel mellett egy-egy városigazgatás keretében miként lehet, sőt kívánatos az iratokat — még a sajátos helyi viszonyok szem előtt tartása mellett is — rendszerbe foglalni. A KGSt. munkamódszere nem kötelez és még kevésbé akar kényszert alkalmazni. A kötelékébe tartozó városok száma ennek ellenére egyre szaporodik és az organizáció, illetve ügykezelés egyszerűsítése terén csak abban az esetben fogadnak el további javaslatokat, ha azok az általános irányelvekkel összhangban állanak. így önkéntelenül is kialakul az iratkezelés egységesítésére irányuló gyakorlat az egyes városigazgatási szervek vonalán, mint ahogyan ez a tendencia figyelhető meg ma Nyugat-Németország közigazgatásának és vállalati ügyvitelének egész területén. A mértéktelen sablonizálás gondolata ma már túlhaladott álláspont. A gyakorlati élet az idők folyamán igazolta, hogy az egységesítési törekvéseknek határt kell szabni. A célszerűség azt követeli, hogy ezek csupán az egymással rokon, vagy azonos funkciókat végző szervekre korlátozódjanak. A korszerű minta-irattervek alkalmazása jól bevált, felhasználásuk előbb-utóbb mindenfajta ügymenetnél kialakít ^bizonyos •fokú egyöntetűséget, melyaz irodai tevékenységben és az iratkezelésnél hasznosítható technikai eszközök ezernyi változatának igénybevételével párosultan, lehetőséget nyújt a racionális szervezés további lehetőségeinek széleskörű kiaknázására. Es ami ugyancsak nagy fontosságú, ez az egész fejlődési irányzat a múlttal szemben szorosabb kapcsolatot igyekszik teremteni az illetékes levéltári szakkörökkel, hogy a praktikus célkitűzéseket megvalósító eredmények felmutatása mellett, a tartós megőrzésre szánt iratanyag egyszerűbb kezelésével és felhasználhatóságával kapcsolatos levéltári érdekek is mindjobban előtérbe kerülhessenek.

7 Lengyel Alfréd ' Egyéb femasEnált forrásanyag a már felsoroltakon kívül: Dr. Rudolf Werneburg : ABC der Bürotechnik: Berlin. E. n.; — Julius P. Jaeckle : Kartei-Gestaltung, Kartei-Verwaltung. Stuttgart. E. n. ; — Otto Schinze ' Registratur modern organisiert. Wiesbaden. E. n. ; — Josef Robert Breiter : Schriftgutkunde. Stuttgart. E. n.; — KGSt.: Aktenordnung für Städte. Köln. 1954.; — KGSt.

: Verwaltungsgliederung für Städte. Köln. 1954. ; — KGSt.

: Aktenplan für Städte. Köln. 1954.; — Hugo Flattich : Systematischer Aktenplan für die Württembergische Gemeindeverwaltung. Stuttgart. 1955.; — Aussehuss für wirtschaftliche Verwaltung : Die Schriftgutablage. (Registratur.) Stuttgart. 1955.; — Dr. Herbert Berner : Probleme moderner Aktenpläne. Der Archivar. 1955. 2.; — Dr. Martin Weimer: Einheitliche Aktenpläne. Der Archivar. 1955. 2.; — Dr. Werner Jahnig: Aktenordnung, und Aktenplan für Städte. Der Archivar. 1957. 2.