Levéltári Közlemények, 30. (1959)

Levéltári Közlemények, 30. (1959) - IRODALOM - Lengyel Alfréd: Törekvések az ügyvitel és iratkezelés racionális megszervezésére Nyugat-Németországban / 141–149. o.

148 Irodalom 337 Vámügy. Szabad kereskedelem. Vámkezelés, vámrendszerek. 338 Gazdaság-fejlesztés. Gazdasági tervezés. Termelés. 339 Javak elosztása. Önfenntartás. Fogyasztás. Tartalék-gazdálkodás. Az alfogalmak besorolása és mélységi rétegződése azután már a tizedes tagozódástól eltérő módon történik. Vegyük pl. a 336-os tételt, melynek főfogalom megjelölései : Közterhek, adók, illetékek, szolgáltatások. Ebből a 336.1 jelenti a közterheket, míg a 336.2 az adókat, illetékeket, szolgáltatásokat. A 336.21 már az egyenes adók, a 336.215 az ingó vagyonból eredő jövedelmi adók, a 336.215.3 a vagyonadók és a tőkejövedelem után járó adók számjelzete. De ha szükségessé válik, ez a bontási művelet még tetszés szerint tovább foly tatható. A tízes osztályozási rendszer egyik sajátossága, hogy számjelzeteinek összefűzésóvel fogalom-kapcsolásokat lehet létrehozni, miáltal nem kell ilyen célból különleges számokat alkalmazni, sőt rengeteg ismétlődésnek lehet elejét venni. így pl. 31 a statisztika, 38 a kereskedelem szám jelzete, a kettő összekapcsolása, a 31:38 a kereskedelmi statisztika jelölésére szolgál. f>e nagy előnye az is, hogy a kapcsolt számjelzeteket egymással fel lehet cserélni s így az iratok besorolása kétféle módon is történhet. így pl. 338 a termelés számjelzete, 63 a mezőgazdaságé. A kettő együttesen (338:63) a mezőgazdasági termelést jelenti s ezt a számjelzetet besorolhatjuk 33 alatt a közgazdasághoz, illetve 63 alatt, vagyis a mezőgazdasághoz. A finom variálások további széleskörű távlatait teszik lehetővé az úgynevezett függelékszámok. Ezek lehetnek általánosak, egy-egy szempont alapulvételével képzett megjelölések (jelük .00) és különlegesek, egyes fogalomfajtákra alkalmazott számjelzetek (jelük .0). Az előbbiek melléktáblázatokon, az utóbbiak a számjelzetek főtáblázatán vannak feltüntetve. így pl. a .001 az elméleti, a .002 a végrehajtási szempont függeléke ; a 681.612 az írógépek számjelzetének felel meg, tehát a 681.612.001 az írógépek fejlődését, a 681.612.002 az írógépek készítését jelenti. — A 35-ös csoport a közigazgatást foglalja magában, a 35.08 viszont már a hat óságok személyzetének, a 35.081 a közhivatalok ismérveinek, a 35.081.6 a tiszteletbeli címekkel járó jogoknak és a hivatali ruházatnak fogalomfajtáit rögzíti. A vázolt példák is igazolják, hogy a Dezimal-Klassif ikation szisztémája a legkülönfélébb tárgykörök jövőbeni bővülésével is lépést tud tartani, tagolási rugalmassága a fogalom-besorolások sima lebonyolítását az élet bármely területén lehetővé teszi. Alkalmazása ezért a bonyolultabb ügyvitelű szervek iratkezelésében még hatvány ozottabb mértékben érezteti nagy gyakorlati hasznát és előnyeit. Irattári tervek Miként az ésszerűsítést célzó kezdeményezések létrehozták az ügyvitel-szervezeti terveket, a gyakorlati szempontok a decimális rendszerek formájában kialakították a legalkalmasabb iratkezelési szisztémákat, az egységesítésre való törekvések is keresték a megvalósítási módozatok lehetőségeit. Ezek során láttak napvilágot a régi Aktenplan-ök legújabbkori utódai, a korszerű irattári tervek, melyeknek az a feladata, hogy az ügyviteli szervezettel (feladat-felosztással) összhangban rendszerbe foglalva rögzítsék az egyes szefvtípusok ügyköreit, feladatfajtáit a decimális szám jelzetek felhasználásával. Az irattári tervnek mindenkor alkalmazkodnia kell a fejlődés igényeihez, ezért csak akkor nevezhető jónak, ha az ügycsoportok, feladatkörök keretein belül simán lehetőséget nyújt új kategóriák képzésére és besorolására. Végeredményben minden szerv saját maga állapítja meg konkrét irattári tervét, jellegének, ügymenetének és korábbi iratforgalmának figyelembevételével. A nyugat-németországi szakemberek azonban már régebben foglalkoznak azzal a problémával, hogy az irattári tervek elkészítésének megkönnyítése érdekében mintaterveket bocsássanak a különféle szervfajták rendelkezésére, sőt akadtak olyan próbálkozások is, amelyek egységes irattervek összeállításával, szinte parancsszóval akarták az iratkezelés egyeg területein az egyöntetűséget kierőszakolni. Nem kétséges, hogy bizonyos igazgatási ágazatokban, valamint azonos fokozatú hivatali szerveknél, rokon funkciókat végző vállalatoknál, üzemeknél meg lehet teremteni az egységes ügyvitel ós iratkezelés alapjait, de a racionalizálási kísérletek napjainkban tapasztalható tendenciái azt mutatják, hogy a kötelező egységesítés vonalán igen eltérőek az álláspontok. Egyes kormányhatóságok merev magatartásával szemben egyre több olyan vélemény alakul ki még a közigazgatási érdekképviseletek köreiben is, hogy a kényszer-rendszabályok alkalmazása sérti az önkormányzati elveket s amellett az egyszerűsítés érdekeit sem biztos, hogy szolgálja. Nem is szólva arról, hogy a közigazgatással kapcsolatos fogalmak terminológiája sem alakult ki véglegesen, még kevésbé