Levéltári Közlemények, 30. (1959)

Levéltári Közlemények, 30. (1959) - IRODALOM - Lengyel Alfréd: Törekvések az ügyvitel és iratkezelés racionális megszervezésére Nyugat-Németországban / 141–149. o.

Irodalom 145 gukban talán lényegteleneknek tűnnek fel, de a működési apparátus egészét tekintve fontos szerepet tölthetnek be. Egyes feladatkörök, így elsősorban a közvetett feladatok ellátását pl. nem ajánlatos előadók közt szétbontani, jobb ha ezek egy kézben egyesülnek, vagy legalábbis szervenként központosítva vannak. Kívánatos továbbá, hogy az egyes közigazgatási, illetve vállalati szervek vezetőségei ügyviteli rendszabásokat és szolgálati utasításokat készítsenek, melyek az ügymenet és végrehajtás legkisebb részleteire, vonatkozó előírásokat tartalmazzák. Az ilyen segédleteknek az a rendeltetése, hogy a szervezeti és ügyvitelfelosztási tervek konkretizálása után rögzítsék az egyes munkafolyamatok, valamint a különféle részfeladatok elvégzésének legcélirányosabb s egyben leggazdaságosabb módszereit. A megoldási lehetőségek legfontosabb követelménye, hogy a különféle természetű feladatok érdemben való elintézése a legrövidebb úton, minél gyorsabban és lehetőleg minél kevesebb költséggel történjók. Ahol tehát e feltételek érdekében változtatásokat, vagy ésszerűsítéseket lehet eszközölni, a szükséges lépéseket késedelem nélkül meg kell tenni. 2. Iratkezelés, iratrendszer x Bármely közigazgatási, vagy vállalati szerv ésszerű tevékenységének egyik alapfeltétele, hogy iratkezelése jó legyen, vagyis kielégítse a vele szemben támasztott korszerű követelményeket. Fokozott mértékben vonatkozik ez a közhatóságokra, melyeknél jórészt a regisztratúra rendezettségén múlik az igazgatási gépezet zavartalan működése. Nemhiába vallják a nyugat-német szakkörök, hogy megfelelő iratrend kialakítása nélkül csak puszta vegetálásról lehet beszélni egy hatóság, vagy hivatal ügyvitelében. Ahogy Eberhard—Berner is megjegyzi már idézett szakmunkájában : ,,Die Registratur wird mit Recht als die Seele der Verwaltung bezeichnet l"

3 Értékes időnyereséget és tekintélyes költségmegtakarítást érhet el az a szerv, mely súlyt helyez az idők során felhalmozott iratanyagának legcélszerűbb elhelyezésére és kezelésére. Ha a regisztratúraval kapcsolatosan felmerülő igényeket vizsgáljuk, egyben feladatai is kirajzolódnak s ez alapon máris két egymástól eltérő rendeltetésű részlegét különböztetjük meg az irattárnak (Laufende Registratur — Altaktei). A feladatok ugyanis a következőképpen körvonalazhatók : 1. a még folyamatban levő ügyek előiratait az előadók bármikor könnyen ós gyorsan kézhez kaphassák, 2. a határidős, vagy időszakonként visszatérő ügyek iratainak bemutatása a kellő időben megtörténjék, 3. a lezárt ügyek iratainak dokumentumszerű megőrzése, 4. a történeti ós általában tudományos értékkel bíró iratanyag levéltári elhelyezése. A két első feladatkör a kurrens s így állandóan szükségelt iratoknak a régebbi, nagyrészt levéltárivá érett iratanyagtól való külön tárolását teszi szükségessé. S itt lép előtérbe a már számos esetben megvitatott probléma, hogy az egyes ügyosztályok regisztratúrái megosztottan, vagy központosítva legyenek-e elhelyezve ? Az eddigi tapasztalatok azt mutatják, — egyébként a legújabb tendenciák is ilyen iránvban haladnak — hogy a már csak megőrzésre szánt iratanyag elhelyezésénél a centralizáció a legalkalmasabb és egyúttal leggazdaságosabb megoldás, míg a kurrens iratanyag esetében az ügyosztályonkinti (de semmi esetre sem az előadók szerint megbontott) irattárolás jár több előnnyel. A központi irattárak vonalán igen fontos, hogy szakavatott vezetőjük legyen, akiknek azután az illetékes levéltárakkal is a legszorosabb kapcsolatban kell állniok. A megosztott irattárak rendszerének kiépítése, illetve fenntartása mellett különösen arra kell figyelemmel lenni, hogy az iratok őrzési módja, de főleg kezelése az egyes szerveken belül egységes elvek szerint történjók. Az iratanyag sokfélesége és az irattermelő szervek nagy eltérősége mellett a gyakorlat természetesen az iratkezelésnek számos változatát alakította ki, kezdve a legegyszerűbb (numerikus, alfabetikus, vagy kronologikus) irattári rendtől egészen a bonyolultabb s különböző szempontok szerint felépített tudományos rendszerekig. Sok esetben a kérdéses szerv sajátos jellege döntötte el a legmegfelelőbb módozat kiválasztását. A hasonló, vagy azonos funkciókat végző szervek iratrendjónek megteremtése körül viszont egyre inkább az az álláspont került fölénybe, mely a tárgyi csoportosításokon túlmenőleg az egyöntetűségre való törekvést tűzte ki célul. A jelenkor irattári rendszere kétségtelenül csak akkor lesz igazán megfelelő, ha lehetőséget nyújt az egyes fogalmak, ügyfélesógek, ügykörök logikus csoportosítására és aránylag kevés költség-befektetés ellenében is biztosítani tudja az iratok egyszerű, gyors kikeresését. Minthogy a szisztematikus s köztük elsősorban a decimális rendszerek bizonyultak minderre a legalkalmasabbnak, ma már az a helyzet, hogy Nyugat-Németország * Eberhard—Bemer: i. m. 63. I. 10 Levéltári Közlemények, XXX.