Levéltári Közlemények, 28. (1958)

Levéltári Közlemények, 28. (1958) - Sashegyi Oszkár: Levéltári leltárak / 3–34. o.

1 Levéltári leltárak 19 Egészen más célt szolgálnak a regeszta-jegyzékek (lajstromok). Egyes levéltárrészek fontossága szükségessé teszi, hogy tartalmukról regeszták készüljenek. Ezeket külön kell kiadni, vagy kisebb levéltárak esetében, ahol külön publikáció netm készül, a leltárral együtt, annak mellékleteként. A regeszták azonban egészen imás szempontok szerint készülnek, miint a leltár: míg a leltározó a levéltár egyes részeit a létrehozó szervezet szempontjából ítéli meg, a regeszták készítője kizárólag a jelenlegi kutató érdekeit tartja szem előtt. A leltárban az irat vagy oklevél jellege lép előtérbe, a regesztában az iratban vagy oklevélben feljegyzett cselekményt kell leírni. A leltár tehát a levéltár egyes részeiről akar jegyzéket adni, az összefüggések megmutatásával, a részek jellegének és tartalmának megjelölésével, a regeszta-jegyzék ezzel szemben nem az egyes darabokról készült leltár, ebben nem az irat típusa a fontos, hanem a konkrét tartalom, az pl. hogy ki igazol és mit. Részletesség terén a leltár nem megy olyan messze, mint a lajstrom: sokszor összevon egy leltári tételszám alá több oklevelet vagy kötetet. Egy leltári tétel lehet másolati könyvek egész sorozata, vagy egyetlen darab irat, vagy oklevél. A középköri anyagot a „Handleiding" szerint általaiban részletesebben kell felvenni a leltárba, mint az újkorit. A sorozatokat egy tételnek kell venni. Ha pl. egy másolati könyvekből álló sorozatot kötetenként vennénk fel, ez az áttekintést nehezítené, de nem járulna hozzá ahhoz, hogy a leltár használója világosabb képet kapjon a levéltár állagairól. A levéltár rendjének megóvása érdekében ilyen esetekben elég, ha a köteteket megszámozzuk. Egy-egy leltári tételszám alatt a következő adatokat kell felvenni: egykorú cím, általános tartalom, időhatárok, kötetek, csomók vagy darabok száma, ama darabok felsorolása, amelyek az egyéb tartalommal nem függnek össze. További közléseket a tartalom és forma tekintetében a jegyzetekbe lehet felvenni. A leltárat a levéltár eredeti szerkezetének megfelelő rendben kell összeállítani, így a leltár rendje általában az iratok rendjének felel meg. Minden önálló hatóság levéltáráról külön leltár készül. Abban az esetben azonban, ha egy hatóság megszűnt, s hatásköre és funkciói egy másikra úgy szállottak át, hogy az utóbbinak eredeti hatásköre kiszélesedett, a feloszlatott hatóság levéltárát ugyanabban a leltárban lehet leírni. Egy-egy hatóság levéltárának leltárán belül a hatóság berendezésének minden fontosaibb változásánál a leltár új fejezetét kell megnyitni. Bizottságok és'hivatalnokok levéltárai ahhoz a hatósági levéltárhoz tartoznak, amelynél működtek. A leltár beosztása homogén szempontok szerint kell, hogy történjék. Az általános darabok előbb tárgyalandók, mint a különösek. Kívánatos, hogy hasonló levéltárak beosztása azonos legyen. A levéltári anyag őrzési rendje független a levéltár és a leltár szerkezetétől : éppúgy, miként a könyvtárban is a könyvek felállítása független a katalógus rendjétől. A felállításnál nem annyira a leltári hely, mint inkább az őrzés szempontja a döntő. Megfordítva: a leltározás független az anyag felállításának rendjétől. Az egyes levéltárak leltárainak egy» általános leltárba való besorolásánál a hatóságok egymáshoz való viszonya a döntő, nem pedig az, hogy 2*