Levéltári Közlemények, 26. (1955)

Levéltári Közlemények, 26. (1955) - Oltvai Ferenc: Szocialista iparvállalatok szervezete és iratai / 272–285. o.

278 Oltvai Ferenc körözzék az osztályok között, akik aláírásukkal ismerik el a többi osztály levelezésének tudomásulvételét. A második másolatból készült füzeteket azután időrendi sorrendben helyezik le és csomózzák. Az irattárak általában mind a folyó ügyvitel anyagát, mind a régibb anyagot őrzik és kezelik. Az osztályokon is találkozunk iratokkal, általában az osztály a működése során keletkezett anyagot egy-két évi őrizet után adja át a központi irattárnák. Számos iparvállalatnál tapasztalható, hogy a decentralizálás — osztályonkinti iratkezelés — a jelentősebb. Ez a kezelés az iratok széttagolásának veszélyét rejti magában. A központi irattárnak az -egyes osztályok iratkezelése felett különben nincs felügyeleti joga. Gondnokság: Feladata az épületek rendszeres vizsgálata és a karbantartások elvégeztetése. Vagy a gondnokság, vagy a titkárság felügyelete és irányítása alá tartozik a biztonsági őrzés és a tűzőrség. A gondnokság ellenőrzi a közlekedő rakományokat: a gyárból kimenőket és az oda bejövöket. Gondoskodik a jóléti intézmények ügyeiről, mint üzemi étkezde, bölcsőde, napközi otthon, sportlétesítmények, egészségügyi intézmények stb. Elszámolásai folytán a könyvelőséggel van kapcsolata. Számos, alig csoportosítható, főleg anyagi természetű (elszámolási, vagy nyilvántartási) feljegyzést készít a hatáskörébe tartozó intézmények kezelése alkalmával. Az anyagi eredmények a könyvelési számlákon vannak meg. Az iratok hosszabb ideig történő megőrzéséhez fontos érdekek nem fűződnek. A szervet újabban »szociális gondnokságinak is nevezik. Személyzeti osztály: Gondoskodik a dolgozók szakmai továbbképzéséről, szervezi a vállalaton belüli szakoktatást. Hatáskörébe tartozik a dolgozók felvétele, ül. elbocsátása. Iratai általában kétféle kezelésben vannak. Az egyikben kérelmeket, vagy személyek ügyében kelt leveleket kezelnek, — ezekről nyilvántartást készítenek. A másik csoportban a dolgozókról egyénileg vezetett iratok, ill. iratgyűjtemények vannak, amelyekben életrajzokat, személyi okmányokat, feljegyzéseket helyeznek el. 2. Az egész vállalatra kiterjedő tevékenységet végző osztályok. Terv és statisztikai osztály: Feladata, a minisztériumtól kapott keretszámok alapján elkészíteni a vállalat terveit. Az osztály és a könyvelés között a legszorosabb kapcsolat van. A könyvelésnek kell az osztály részére a tervek készítéséhez szükséges tényszámokat szolgáltatnia. Viszont a tervek teljesítésének mérésénél a könyvelésnek van fontos szerepe. A tervek összeállításában a vállalat minden önálló hatáskörrel bíró osztálya részt vesz, A tervezés fejlődik, változik. Jelenleg a vállalatoknál folyó tervező munka két főrészre osztható, műszaki-gazdasági tervezésre, amelynek során elkészülnek a vállalat éves és negyedéves tervei (műszaki, termelési, pénzügyi részlettervek) és operatív tervezésre, amely részletezi, konkretizálja a terveket. A terviratokat általában mindenütt a titkos ügykezelésben (tük.) találhatjuk meg. Az osztályokon — rendszerint az osztáyvezetőnél — a lebontott részlettervek találhatók. A titkos ügykezelésben a terviratok különben iktatatlan, időrendbe helyezett csoportot, ún. tervdokumentációt képeznek egyegy évről. Rendszerint külön csoportként működik a statisztikai csoport. Ennek feladata az üzemi jelentések alapján azokat az adatokat gyűjteni, amelyek a tervteljesítés ellenőrzésére szolgálnak és megfelelő kimutatások formájában továbbítani azokat a vállalatvezetés, valamint a Központi Statisztikai Hivatal felé.