Levéltári Közlemények, 26. (1955)

Levéltári Közlemények, 26. (1955) - Oltvai Ferenc: Szocialista iparvállalatok szervezete és iratai / 272–285. o.

Szocialista iparvállalatok szervezete és iratai 277 Titkárság: még középnagyságú vállalat esetében sem mindenhol találkoztunk titkársággal. Amennyiben van, úgy ez a szerv végzi a beérkező posta felbontását és szétosztását. Csak olyan ügyek kerülhetnek az igazgató elé, amelyekkel kapcsolatban igazgatói intézkedés szükséges vagy azokról az igazgatónak tudnia kell. Különben az igazgató körüli teendőket látja el. Amennyiben nincs ilyen szerv, úgy a feladatokat az igazgatóság látja el. Irányítja az iratkezelés (iktatás, irattározás) munkáját. Nyilvántartja és ellenőrzi a határidőket. Irattár: Az iparvállalat iratainak rendszerint az irattár a szervezetszerű őrzőhelye, amely a titkárság vagy annak nemlétében az igazgatóság felügyelete alatt álL Itt őrzik a titkos ügykezelésű ügyiratokon kívül a legtöbb iratot. Ma már túlnyomó részben irattáros kezeli az iratokat, aki nyilvántartja (iktatja), szereli és expediálja, elhelyezi az iratokat. Az irattárban általában valamilyen irattározási elv alapján rendszerbe szedett, sorozatjellegű iratok, továbbá a rendszerezés nélküli gyűjtemény jellegű iratok találhatók. A sorozatjellegű iratokat a levelezések alkotják.

8 A gyűteményjellegű anyag főleg a nyilvántartási és könyvelési munkálatok során keletkezett iratokból adódik, mint pl. a bérjegyzékek, könyvelési, pénztári bizonylatok stb. A vállalat ügykezelésében keletkezett iratok (levelezési iratok) rendszerint kinyitott quart vagy normál alakúak. Az iratokat karton-, vagy kemény borítólapú iratgyűjtőkben, dossziékban tartják. Az iratgyűjtők belső borítólapján a behelyezett iratok évfolyamát, a küldő, ill. címzett nevét vagy az iratok tárgyát kell feltüntetni. Jelzetek, a gyűjtő elhelyezési sorszáma, vagy betűjelei vagy a behelyezett iratok kezdő- és végső-iktatószámai vannak feljegyezve. Rendszerint a gyűjtők gerincén is fel vannak tüntetve az adatok, azonkívül az osztály neve, vagy római száma. A levelezési és a gyűjtemény jellegű iratokat az irattárban rendszerint az osztályok, azon belül az iratgyűjtőket a cégek, ill. címzettek vagy tárgyuk betűrendjében helyezik el. Egy-egy iratrendezőn belül az iratok lerakása időrendi sorrendben történik. A tárgyak szerint csoportosított gyűjtőkön belül is lehet az iratokat a címzettek szerinti névsorrendben, azon belül időrendben megtalálni. A vállalati iratkezelésnek néhány igen jellemző vonása van, szemben a közhivatalok iratkezelésével. így az iktatásnak — amennyiben egyáltalán iktatunk — célja nem az iratok rendjének rögzítése, hanem az, hogy az irat hivatkozási számot kapjon, vagy hogy a szám segítségével az ügyintézők nyomon követhetők legyenek. A szoros időrendi elhelyezés és az elő- és utószám jelentősége ismeretének hiánya oda vezet, hogy a válasz nincs minden esetben a megválaszolt irat mellett. Amennyiben nincs iktatás, úgy az iratrendezőkről készítenek nyilvántartást. Ezek a rendezők megnevezését névsorrendben és elhelyezési számukat tartalmazzák. Az irattár több év levelezési és gyűjteményjellegű iratait őrzi. A levelezési gyűjtők mutatózásában évenkint változhat a gyűjtő őrzési száma. Találkoztunk olyan kezeléssel, ahol időközben is változott a rendszer, címzettek szerinti kezelésről áttértek a leveleknek az elintézési hely szerinti kezelésére, — azaz osztályok szerint csoportosították. A centralizált iratkezelés mellett van decentralizált, osztályokra tagolódó iratkezelés is. Vagy az érkezett vagy a kiment vagy mind a két iratot megőrzi az osztály. A kimenő levél másolata bekerül a központi irattárba, előfordul, hogy két másolat közül egyiket az irattárba, az iratelhelyezőkbe helyezik el, a másik másolatot pedig valamennyi osztályról naponta összegyűjtve átfűzik abból a célból, hogy ezeket a »napi füzeteket« vagy »postamásolatokat<8 A levelezési iratok kezelésének és irattározásának kimerítő ismertetését L Soós Imre: A vállalati iratkezelés Heves megyében. Levéltári Híradó, III. évf. 2—4. sz. Levéltárak Országos Központja 1953. 80—88. old.