Levéltári Közlemények, 26. (1955)

Levéltári Közlemények, 26. (1955) - Bakács István: A családi levéltárak rendezése / 5–26. o.

A családi levéltárak rendezése 21 meg. Ez a határ az egy iratcsomónyi terjedelmű anyag, s ilyen mennyiségű iratról áttekintő jegyzék hélkül az alap- és ismertető leltározás munkája is akadálytalanul elvégezhető. Ügy véljük, hogy ez az a határ, amely minden esetben egy-egy tárgyi csoport keretében évrendezhető iratanyag mennyiségének maximumát is jelenti; ez a megállapítás azonban nem vonatkozik az egy tárgyi csoportba sorolt homogén természetű iratok sorozatára (pl. számadások, alkalmazottak létszám-kimutatásai stb.). Befejezésül röviden szólnunk kell még két kérdésről, amely a családi levéltárak rendezésével kapcsolatban felmerül: az egyik a rendezésnek a decimális rendszer alapján történő végrehajtása, a másik a rendezéssel párhuzamosan végrehajtható selejtezés kérdése. Elsősorban meg kell állapítanunk, hogy a decimális rendszer is tárgyi csoportokból áll, munkánk az iratoknak a decimális rendszerbe vagy pedig az alanti tárgyi csoportokba való besorolásában különböznék: a két rendszer csak a csoportok egymásutánjában tér el egymástól. A személyi.levéltáraknál

48 merült fel a rendezésnek a decimális rendszer alapján való elvégzése s ezenfelül az uradalmi levéltárak igazgatási anyagában lehetne alkalmazni a vállalati és üzemi levéltárak rendezésének mintájára.. Ha a gyakorlatban' egy-egy személyi levéltárat fel is lehetne állítani a tizedes számrendszer alapján, a személyi levéltárakból Összetevődő családi levéltárban ugyanez a számjelzet többször is előfordulna. (Pl. az adóügyek [336] minden családtag levéltárában s ezenfelül a család egyetemét illető iratok között is.) Az ETO decimális rendszere — s ezt nem szabad elfelejtenünk — a tudományok felosztásán alapszik, a családi levéltárak anyaga pedig, következésképpen tehát rendje is, az életen, amely nehezen kategorizálható. Voltaképpen tehát a decimálás során a levéltáraknak a fejlődésben kialakult természetes rendjét kellene egy merev vázra vonni. A decimális rendszer célja, hogy egy adott tárgyat a legkülönbözőbb helyeken — a különböző könyvtárakban — azonos számjelzet alatt meg lehessen találni. Ezt a célt épp az ismétlődések következtében a családi levéltárakban nem lehet elérni: a decimális jegy tehát csak a tárgyi csoport elnevezését helyettesítené, de maguknak a csoportoknak megkülönböztetésére nem szolgálna döntő ismertető jegyként. Természetes tehát, hogy az a sorrend, amelyet a rendezés során a tárgyi csoportok egymásutánjai tekintetében ajánlunk, néni felel meg az ETO decimális rendszerének.

49 A selejtezés kérdése véleményünk szerint önálló feldolgozást kíván, azonban e helyen sem térhetünk ki az elől a probléma elől, vajon a családi levéltárak rendezése során nem volna-e elvégezhető bizonyos fokú selejtezés. A selejtezhetőség voltaképpen az uradalmi gazdasági számadásanyagra, a nyomtatványanyagra (ajánlatok, gyűjtőívek) és az egyes családtagokhoz írt s forrásértékkel nem rendelkező levélanyagra vonatkozhatik. Nyilvánvaló, hogy minden családi levéltárban van olyan irat, amely első betekintésre selejtezhető, pl. a rádiónyugták, postai feladóvevények, kézbesítőkönyvek, noteszek (amelyekben jelentős bejegyzés nincs), csekkűrlapok, csekkszelvények.

50 A nyomtatványanyag (újságkivágatok stb.) esetében 48 Frank, Otto: Aktenordnung. Berlin und Krenfeld-Uerdingen 1948. 64. 1. 49 így pl. egy magánszemély könyvelése a 657.51, a gabonatermesztés, kertészet, halászat a 633.1., 635, 639.2 alá kerülne. A családtörténet és a magánlevelezés együvé van sorolva. (92) • öo Egy OTI felszólítás — bármennyire is jelentéktelennek látszik — első kézbevételkor nem selejtezhető, minthogy lehetséges, hogy a család alkalmazottjára ez az egyetlen adat.