Levéltári Közlemények, 26. (1955)

Levéltári Közlemények, 26. (1955) - Szászi András: Adatok az Igazságügyminisztérium ügyintézésének történetéhez, 1867–1918 / 188–205. o.

Adatok az Igazságügyminisztérium történetéhez JCJJJ iktatást végezte. Az iktató köteles volt a neki átadott iratokat még aznap beiktatni. Az iktatás e célra előre elkészített, megfelelő rovatokkal ellátott könyvben történt. Az iratokat naptári évenként l-es számmal kezdve megszakítás nélküli növekvő számsorrendben iktattak. Minden egyes iratra — s ha volt — annak mellékletére az iktató feljegyezte később a bélyegzők bevezetése után rábélyegezte — az iktatókönyvben soronkövetkező iktatószámot és — a mellékletek kivételével — a beérkezés, illetve iktatás napját. Azután az iktatókönyv rovataiba beírta az iratot küldő nevét, lakhelyét, s ha volt, az iratnak a beküldőnél kapott iktatószámát, a mellékletek darabszámát — ha a mellékletek száma a 12 darabot meghaladta, akkor a mennyiségére tekintet nélkül »csomag« megjelölést használt — az előadó névkezdőbetűjét, illetve az intézkedésre illetékes osztály római számát, végül az irat tárgyát. A tárgy rovatban sok esetben fel szokták tüntetni az elő- vagy utóiratok számát is. Az utóbbit az utóirat beérkezése után jegyezték fel az előirat említett rovatába. Az ügyiratok későbbi elszaporodásánál az iktatás munkáját többen végezték. Hogy ez lehetővé váljék, már nem kötötték be előre az iktatókönyvet, hanem csak bekötetlen íveken iktattak. A beiktatandó iratokat a központi iktatóhivatal vezetője megfeleleőn elosztotta az iktatók között, hogy mindegyiknek annyi irat jusson, amennyi a neki átadott iktatóíveken beiktatható volt. És az iktatás megkezdése előtt meghatározta, hogy melyik iktató melyik számmal kezdje és végezze az iktatást. Gondosan ügyelt arra, hogy az iktatóíveken az iktatószámok szorosan növekvő rendben kövessék egymást és a kiosztott iktatóívek egyikén se maradjon üresen egyetlen iktatószám rovata sem. A teleírt iktatóíveket az év végén vagy a következő év elején bekötötték. Iktatás után a beiktatott iratokat abc betűrendben — későbbi években már az abc betűin belül első, majd később első és második, magánhangzók rendjében — vezetett név- és tárgymutatókönyvbe jegyezték be. Ez már nem közvetlenül az iratok, hanem az iktatőkönyv, illetve az iktatóívek adatai alapján történt. Az iratot küldő neve vagy az irat tárgya első betűjének megfelelő betűs lapon beírták az irat küldőjének nevét s röviden az irat tárgyat, valamint a rávonatkozó iktatószámot. Abban az esetben, ha az irat tárgya azt szükségessé tette, akkor nemcsak név, hanem tárgy szerint is bejegyezték. Ha a név- és tárgymutatókönyvbe már bevezetett ügyben abban a naptári évben újabb irat, vagy iratok érkeztek, valamennyinek az iktatószámát az ügy első iktatószáma után érkezési rendben tüntették fel. Olyan esetekben, amikor egy-egy ügyben többektől érkezett irat, vagy várható volt, hogy abban az ügyben többen írnak, mint pl. bírói kinevezés, irodaátalányok vagy egy-egy törvényerejű kinevezések stb., a várható iratok bejegyzésére akkora helyet tartottak fenn a mutatókönyvben, amennyi előreláthatólag szükséges volt, s minden egyes beérkezett irat iktatószáma előtt bejegyezték vagy az irat küldőjének a nevét, vagy valami olyan közelebbi megjelölést, amivel az az irat az ügyre vonatkozó többi irattól megkülönböztethető volt. Pl. Kovács István pályázati kérvénye 505, kinevezése irodatisztté 904, eskütétele 1029, fizetésének utalványozása 1100 stb. A bíróságok: táblák, törvényszékek, főügyészségek, fegyintézetek, javítóintézetek, közjegyzői és az ügyvédi kamarák stb., ügyeit a székhelyük —, Kúria, Koronaügyészség, Igazságügyi Orvosi Tanács, minisztériumok stb. ügyeit a névkezdőbetűjük szerinti betűn belül külön lapokon jegyezték be a név- és tárgymutatókönyvbe. Ugyancsak külön lapokra összegyűjtve kerültek bejegyzésre a gyakran előforduló személynevek: Nagy, Kiss, Kovács stb.: Közben az irat folytatta útját az előadó felé. Következő állomás az irattár volt, ahová az iktatóból azért továbbították, hogy az esetleges előiratokat is hozzácsatolják. Kezdetben mindén iratot előiratok csatolása, »-szerelése« végett az iktató áttett az irattárnak, később már csak azokat az iratokat, amelyekben előiratra hivatkozás történt, vagy fetételezhető volt, hogy az ügyben már előbb is érkezett irat a minisztériumba. Az irattárból az iratot — ha elő13 Levéltári Közlemények