Levéltári Közlemények, 25. (1954)

Levéltári Közlemények, 25. (1954) - Sashegyi Oszkár: Az ismertető leltárak feladatai és módszerei / 77–93. o.

Az ismertető leltárak feladatai és módszerei B5 sem fog mindig élesen elkülönülni egymástól, hanem szorosan simul az anyag természetéből adódó gyakorlati követelményekhez. Többszörösen tagolt levéltáraknál az általános bevezetésen kívül külön bevezetés kerül «egyes organikusan összetartozó állagcsoportok leírása elé isi Amennyiben pedig az egyes állagoknak speciális történeti adottságaik vannak, ezek ismertetése nem. á bevezetésbe kerül, hanem az állagok leírásával olvad egybe. A felépítés nem egyszerű szerkesztéstechnikai kérdés, hanem szorosan összefügg a feladat helyes megfogásával. A levéltáros feladata az, "hogy a holt regisztratúraanyagot mint valamely élő szervezet működésének a termékét értékelje és isimertesse. A regisztratúrák azonban — különösen azok, amelyekkel nekünk, magyar levéltárosoknak van dolgunk — sokszor nem élő kifejezései az őket létrehozó hatóság működésének: ügykezelés és iratkezelés két különböző síkon mozgott, az irattár külső tagolódása nem tükrözi a szervezet belső törvényszerűségét. A szabad proveniencia elvét nemcsak mint rendező elvet kell alkalmaznunk; az ismertető leltározó, amikor anyagának genetikus ismertetését adja, ki kell hogy tapogassa a levéltárat létrehozó szervezet működésériek törvényszerűségeit, hogy azokat az összefüggéseket, amelyeket a regisztratúra mesterséges rendje sokszor értelmetlenné szabdalt, megértesse. A feladatnak ez a felfogása azt jelenti, hogy az ismertetést ne az »-állagok«, hanem az ügyvitel oldaláról kíséreljük meg. Kétségtelen ugyan, hogy bizonyos körülmények között a munkamódszer fordított lesz: a leltározó nem felülről, az egészből indul ki, hanem a részek leírásával, tartalmuk kibontásával kezdi munkáját, s a bevezetést írja meg utoljára. Nem szabad azonban elfelejteni, hogy a részeknek, az egyes sorozatoknak genetikus szempontból sokszor nincs »értelmük«, nem fejezik ki a szervezet egy funkcióját, s így róluk »ismertetést« írni elhibázott, csupán leírásukat s összetételük, tartalmuk leltárszerű kibontását adhatjuk. Ha tehát az irattári egységek nem simulnak az ügyviteli egységekhez (ügyosztály, ügykör, ügy), hanem azoktól függetlenül, az iratok alaki vagy tárgyi jegyeinek figyelembevételével jöttek létre (alaki vagy tárgyi sorozatok), ezekről az egységekről nem készítünk külön ismertető leltáratA gyakorlatban ez ellen a szabály ellen többször vétettek a leltározók, s ebből súlyos hibák eredtek. E hibákkal s kiküszöbölésük módjával a cikk végén kívánunk foglalkozni, itt csupán egy gyakorlati példával szeretnők illusztrálni az ismertető leltár felépítésének e feladatokból adódó problémáit. • Példának vegyünk egy olyan bonyolult, többszörösen összetett regisztratúrát, mint az 1867 utáni vallás- és közoktatásügyi minisztériumé. Ennek az irattári rendszere többször változott: kezdetben az ügyosztályoktól független tárgyi kútfőkbe osztották az iratokat, később bevezették az osztály-iktatást s az iratanyagot is ügyosztályok szerint csoportosították, majd egy decimális-rendszerű osztályozást vezettek be stb. Ha a leltározó mechanikusan fogja fel feladatát, meg fogja állapítani az irattári rendszerek közötti cezúrákat s az egy-egy rendszeren belüli irattári ^egységeket, s azután hozzáfog az egyes egységek (kútfők stb.) »ismertetéséhez«. Munka közben azonban nehézségekbe fog ütközni. A kútfők az irattár szervetlen tárgyi csoportjai, ezek anyagát »ismertetni« nem lehet tudományos módon, csupán regisztrálni, tartalmukat kibontani. Az iratanyag ismertetését a leltározó csak genetikus módon, a kútfőktől függet-