Levéltári Közlemények, 25. (1954)
Levéltári Közlemények, 25. (1954) - Sashegyi Oszkár: Az ismertető leltárak feladatai és módszerei / 77–93. o.
86 Sashegyi Oszkár lenül oldhatja meg. Tisztáznia kell a VKM hatáskörét, az egyes ügykörök változásait, az ügyintézés módját, s esetleg azt is egységesen megadhatja, hogy az irattáros az egyes ügykörökkel kapcsolatos iratanyagot időszakonként mely irattári egységekbe helyezte. Az egyes irattári egységeknél már nem adhat meg mást, mint tételeik felsorolását, vagy a bennük előforduló nagyobb tárgykörök megjelölését. Az ismertető leltár tehát nem az irattári egységekből indul ki, hanem az ügyvitel folyamából, s csak végső soron torkollik azokba. A szabad proiveniencia elvének van egy további alkalmazásmódja az ismertető leltár felépítése szemponjából. Kérdés, hogy a leltár szorosan kövesse-e az anyag felállítási rendjét s az egyes regisztratúrákat a maguk megmerevedett struktúrája szerint tárgyalja-e, vagy pedig az: államigazgatás történetének a szempontjait juttassa-e érvényre? A helyzet néha igen bonyolult lehet. Ha ahhoz az elvhez ragaszkodunk, hogy valamely hatóság levéltára azokkal az iratanyagokkal együtt, amelyek még az ügyvitel során belekerültek, egy regisztratúrát alkot, pl. a Bachkorszak kormányhatóságainak az iratanyagát a helytartótanács levéltárának a tartozékaként kellene kezelnünk (sokáig így is kezelték), mert azt a helytartótanács visszaállításakor közvetlen jogelőd hatóságától az utóbbi vette át, irattárában mint előiratokat kezelte s a helytartótanács anyagával együtt került az Országos Levéltárba. Az alapleltár eredetileg még^ követte a jelenlegi felállítási rendet, és az 1849/50. évi kerületi foispánságok iratait mindig annak a helytartósági osztálynak az iratai előtt tárgyalta, amely ezeket a főispánságok feloszlatásakor, mint területileg illetékes jogutód átvette. Ily módon a 13 főispánság anyagának a leírása a leltárban öt különböző helyre került. Helyesebb azonban,-ha az ismertető leltárban az anyagot nem ilyen genealogikus rendben és szétágazásbán, hanem az államigazgatás korszakai szerint s egy-egy korszakon belül az államigazgatás szervezetének megfelelő sorrendben tárgyaljuk: előbb a központi kormányhatéság, majd az alárendelt, párhuzamosan működő területi hatóságok iratait. így.az azonos hatáskörrel ellátott, párhuzamosan működő területi hatóságok iratairól közös ismertetés készülhet, amelyben a szervezetre, hatáskörre vonatkozó tudnivalókat egységesen adjuk elő, s az egyes hatóságok anyagának a részletezésénél már csak azt fejtjük ki, ami azokra nézve speciális. Ha a szervezetbőr indulunk ki, teljesebb képet kapunk; meg kell említenünk pl. azokat a kerületi főispánságokat is, amelyek iratai nincsenek a levéltár őrizetében. Az ismertető leltárat tehát nem minden esetben a levéltár mai struktúrájának megfelelően, hanem lehetőleg a fejlődés törvényszerűségeinek a figyelembevételével építjük fel, így valósítva meg a szabad proveniencia elvének a követelményét, amely nem a regisztratúrák konzerválását, hanem-a »levéltártestek« és az egész levéltár organikus szemléletét írja elő. 9 Minthogy ily módon az alap- és ismertető leltár tételei nem lesznek egymással tökéletes konkordanciában, az ismertető leltárban mindig utalnunk kel! az alapleltár megfelelő tételére. összetett levéltárak esetében kívánatos, hogy az egyes levéltártestek összegező és részletező ismertetését egy harmadik, áttekintő rész egészítse ki: olyan mutató, amely a levéltári anyagnak a leltárban kibontott tar9 A szabad proveniencía elvének az elméleti megfogalmazását lásd A. Brenneke: , Archivkunde. Bearbeitet und ergänzt von W. Leesch. Leipzig, 1953. 85—89. 1. :
