Levéltári Közlemények, 25. (1954)

Levéltári Közlemények, 25. (1954) - Baraczka István: A selejtezés időszerű kérdései / 56–76. o.

74 Baraczka István delkezésre a szovjet levéltártudomány elméleti és gyakorlati eredményei, melyek [ Mityajev könyvének birtokában ma már lehetővé teszik, hogy éppen azok alapján vizsgáljuk a rendelet és végrehajtása hiányosságait. . Az eddig végrehajtott selejtezéseink gyengéi véleményem szerint az; alábbiakban foglalhatók össze. • A levéltári anyag értékelésében szűk perspektívában mozogtunk. A levéltári anyagot máig ismert fogalmi körében, önmagában értékeltük és nem voltunk tekintettel azokra az adatokra; melyeket a kézirattárak,, filmek, hanglemezek, könyvek tartalmaznak. Nem találtuk meg és nem törekedtünk megtalálni az érdemleges adatok eredeti, formájától eltérő, de azokat érdemi részükben tartalmazó olyan eszközök és formák lehetőségeit, amelyek csak fél évszázadra előrevetítve is' könnyebben megoldhatnák az anyag adatainak biztosítását, amint az "annak eredeti formájában lehetséges. "Ezt a problémát pedig meg kell oldani. Szinte évenkint keletkezik egy-egy főkönyv a gazdasági vállalatoknál, egy-egy anyakönyv a tanintézeteknél, egy-egy kötet állami anyakönyvi másodpéldány az. anyakönywezetősegeknél, egy-egy kötet jegyzőkönyv a jelentősebb szervéknél. Ha csupán az említett szervek számát, szorozzuk be ötvennel, horribilis mennyiségű kötetszámot kapunk fél évszázadra. Fölteszem, hogy az említett könyvalakú dokumentumok megőrzésének szükségessége tekintetében — legalább egyelőre -— nincsenek véleménykülönbségek. Vegyük ehhez még mindössze e szervek érdemleges iratanyagát és könnyű lesz belátni, hogy valamennyi más szerv érdemleges iratainak megőrzését is biztosítandó, új eszközök és módok kutatását nem odázhatjuk soká. Selejtezéseink másik gyenge pontja, hogy nem a makulatúra_sűrűjén kezdtük az irtást és nem is jó módszerekkel. Ezek közül a föntebbiekben egy-kettőről már volt szó. E helyett a selejtezést az iratok egyedenként való elbírálásán kezdtük. Problémafölvetésként említenék még 6»y gondolatot. Gazdasági szerveink zöme összes pénzügyi műveletét a Nemzeti Barik útján bonyolítja le. Ennek és decentralizált szerveinek számláiról. kap a szerv hitelt, ezek számláira fizet be az adós minden tartozást. Megvizsgálandó probléma volna: mennyiben tükrözi a bank könyvelése az érdekelt szervek könyvelésének adatait. Ha a vizsgálat pozitív: eredrnénnyel járna, esetleg a szerv könyvelési iratanyagának selejtezése tekintetében racionálisabb selejtezési módszert lehetne ajánlani. Ugyancsak egyik gyenge pontja selejtezéseinknek az a fölfogásunk,, hogy a selejtezés során értékesnek minősített iratanyagunk kizárólag eredeti formájában őrzendő. Nem kizárólag az anyag • mikrofilmre való fölvételére gondolok. Tegyük fel, hogy pl. az állampolgársági bizonyítványok ügyiratai, melyek több darabból állanak, huzamos időn át megőrzendők. Ezek megőrzése úgy is lehetséges, hogy- legfontosabb adataikat kartotékra vesszük, és néhány doboz kartonlap megőrzése fejében jelentős folyóméterek anyagának őrzése válik feleslegessé. A selejtezés időszerű kérdéseinek felvetése nem léphet fel azzal az: igénnyel, hogy egy egészeri új alapokra fektetett selejtezési szisztéma teljes kifejtését adja. Jónéhány elméleti, alapvetően fontos* kérdés tiszta-