Levéltári Közlemények, 25. (1954)

Levéltári Közlemények, 25. (1954) - Baraczka István: A selejtezés időszerű kérdései / 56–76. o.

A selejtezés időszerű kérdései 75 zásának hiánya és a gyakorlati tapasztalatok kezdetlegessége zsákutcába vinnének ma még ilyen nagy igényű kísérletet. Néhány megállapítás és javaslat azonban időszerűnek látszik. . A korszerű selejtezésnek — egyebek között — két alapfeltétele ván: a hivataltörténeti, ismeretek. és adatok, valamint a megbízható nyilvántartás. Az .anyag provenienciája, a szerv hatásköre, célja, feladatai, ezek időközi változásai, szervezete, a szervek hierarchiájában elfoglalt helyének pontos megjelölése stb. — mind olyan tényezők és adatok, amelyek hivataltörténeti feltárást igényelnek. E nélkül az iratanyag elbírálása, egyedénként vagy globálisan, értékének meghatározása el nem képzelhető. Megbízható nyilvántartás nélkül korszerű selejtezés nem lehetséges. Ha az azonos és több helyütt föllelhető adatokat tartalmazó ügyiratokat az iratok tengeréből ki akarjuk emelni, a selejtező egyetlen biztos irány-, tűje a megbízható nyilvántartási lap. E nélkül zátonyra fut minden kísérletezés, és ilyen végzetes kimenetelű kalandra felelőssége tudatában egyetlen levéltáros sem vállalkozhat. • Mind a selejtezés előkészítésére (ügykörjegyzékek revíziója és Jóváhagyásukra javaslat), mind a selejtezés ellenőrzésére selejtezési bizottság szervezése kívánatos (előterjesztett selejtezési jegyzékek felülbírálata). . Átmenetileg szakemberek — t.í. az adott anyagot, az anyag szakmáját

1 jól ismerő emberek —:. bevonása az említett munkálatokra kisegítő megoldás lehet. . Egészen más természetű elbírálást igényel a már levéltárakban őrzött iratanyag és mást a még szerveknél őrzött iratanyag a selejtezés tekintetében. A levéltárakban őrzött iratanyag csak az egy-egy konkrét sorozatra készített ügykörjegyzék álapján selejtezhető. Há a sorozat huzamosabb időn át' keletkezett, az ügykörjegyzék a periódusokra tekintettel legyen. A LOK által felül nem bírált és jóvá nem hagyott ügykörjegyzék alapján nem képzelhető el szabályszerű selejtezés. A levéltárakba még be nem gyűjtött iratanyag selejtezése különös • tekintettel a nagy mennyiségű gazdasági vonatkozású anyagra —• két ügykörjegyzék szerkesztését igényli. Egy központi ügykörjegyzéket, amelyet a LOK készítene a legtöbb saerv működésében általában keletkező, csekély értékű, típusos iratféleségekre, egységes őrzési határidőkkel,, konkrét, szabatos fogalommegjelöléssel. Ezen túlmenőleg termelési ágazatonként, illetőleg igazgatási ágazatonként egy-egy szervtípus iratanyagára a kijelölendő szervtípus (lehetőleg komplett iratanyaggal rendelkező) egy meghatározott szerve készíj, tene a LOK közreműködésével speciális ügykörjegyzéket. Az átselejtezett levéltárak és irattárak láttán valakiben az a gondolat, támadhatna, hogy az alábbi hasonlattal éljen. Ha valaki tanulmányozni kíván egy embertípust, mikor volna a tanulmányozáshoz kedvezőbb helyzetben : akkor-e, ha öt épkézláb emberpéldány állna rendelkezésére, vagy akkor-e, ha, ötven különböző fogyatékosságú emberen végezhetné vizsgálódásait? Feleletül két dolgot kell megjegyezni: egyetlen selejtezés sem mehet el odáig, hogy bármely levéltár vagy irattár lényeges elemeiben (alá-, fölé- vagy mellérendelt szerv levéltárának, irattárának együttes szemle-