Levéltári Közlemények, 25. (1954)

Levéltári Közlemények, 25. (1954) - Baraczka István: A selejtezés időszerű kérdései / 56–76. o.

62 Baraczka István A selejtezés szükségessége és észszerűsége összefüggésben van a selejtezhető iratanyag mennyiségével. Az iratanyag mennyisége viszont az anyag keletkezésének időpontjával áll szoros összefüggésben. Tegyük fel, hogy a magyar írásbeliség kialakulása óta keletkezett levéltári anyag teljes egészében, hiánytalanul a levéltáros rendelkezésére áll. Ha a levéltáros azt a feladatot kapná, hogy az így rendelkezésére álló anyagot oszsza két egyenlő részre és az osztópontban lévő anyag keletkezésének időpontját viszonyítsa az egész anyag keletkezésének kezdő és záró időpontjához: azt fogja tapasztalni, hogy az osztópontban lévő anyag keletkezésének időpontja egyáltalában nem. felezi az egész anyag keletkezési idejét. Az anyag első fele nem a keletkezési idő első felében jött létre, hanem azon jóval túl. Tehát az iratanyag második fele sokkal rövidebb idő alatt jött létre, mint az első. Ez az aránytalanság feltétlenül figyelmet érdemel. Okait vizsgálva azt tapasztaljuk, hogy azok igen változatosak és az iratanyag értékeléséhez sokatmondók. írásbeliségünk kezdetén — már csak technikai okokból is —• csupán a legszükségesebb és leglényegesebb adatok följegyzésére szorítkoztak az iratanyag létrehozói. Később a szervezett ügyvitel kialakulásával az iratanyagban az egyre több érdemi adaton túlmenőleg feltétlenül nyoma marad a szervezet működésének, éspedig e működés jelentős, majd kevésbbé jelentős mozzanatainak is. Az ügyvitel azonban nemcsak egyre bonyolultabbá válik, hanem egyre több területre terjeszkedik ki. E terjeszkedés azzal jár, hogy hasonló természetű ügyek egyre több iratot hagynak maguk után, amelyekben az élet egészen jelentéktelen és értéktelén mozzanataival is találkozunk. Az úgynevezett »jogállam« kialakulása során, 1848 után, fokozottabban 1867 után az egyre differenciáltabb szervezetben működő bürokrácia olyan tömegű és olyan jellegű iratanyagban tükröződik, amelynek jellemzője a történeti és általában tudományos szempontból értékes, de lényegében azonos adatok többszörös föllelhetősége. . Az iratanyag roppant méretű növekedésével kapcsolatban talán elegendő lesz példaképpen megemlíteni, hogy Bihar megye iktatott alispáni iratainak száma a második világháborút megelőző húsz évben 230%-kal, Debrecen város iktatott polgármesteri iratainak száma ugyanezen idő alatt 160%-kal emelkedett. Az adatok többszörös föllelhetőségének érzékeltetésére pedig talán a sok közül az építési engedélyekkel kapcsolatos eljárás említhető. Az engedélyt kiadó hatóság 8—10 más szervnek küldötte meg hivatalos kiadmányként az építési engedélyt, azok hivatalos eljárásához szükséges használatra. Ilyen módon az egyugyanazon építési engedély 8—10 szerv levéltárában lesz föllelhető. Közismert tény, hogy a dolgok ritka vagy gyakori volta jelentős tényezője azok értékelésének. Ezt az általánosan ismert és alkalmazott értékelési szempontot az iratanyag értékelésénél sem lehet mellőzni. A levéltárosok sohasem is tekintettek el az iratanyag ilyen értékelésétől, de nem fejtették ki és így nem is alkalmazták az ebből folyó következtetéseket, illetőleg az ebből kínálkozó lehetőségeket. Az »-egyetlen« irathoz fűződő, szinte kegyeletes értékelés hajtotta