Levéltári Közlemények, 25. (1954)

Levéltári Közlemények, 25. (1954) - Baraczka István: A selejtezés időszerű kérdései / 56–76. o.

A selejtezés időszerű kérdései ß] Nálunk ezt az alsó korhatárt akkor (1951") nyomatékosan indokolta a papírszükséglet és a szervek ki nem elégítő viszonya az ügyvitelben rendszeresen nem használt iratanyagukhoz. Meg kell jegyezni azt is, hogy akkor nem öt évnyi, hanem az 1867—1946 között keletkezett iratanyagról volt szó. Ha ma csak e két szempontból vizsgáljuk is az iratanyag selejtezésének alsó koishatárát, azt kell mondanunk, hogy az évenkint selejtezett egyetlen évfolyamnyi iratanyagból a nyersanyagként felhasználható papírmennyiség egészen minimális. A papírnyersanyagszükséglethez viszonyítva mindenesetre jelentéktelen mennyiségű. A szervek az iratanyagaikat, ha még nem is mindig a követelményeknek megfelelően kezelik, határozottan több és megértőbb gondban részesítik, mint néhány évvel ezelőtt. Ezzel szemben az évenkint selejtezésre fordított munka mind a szervek, mind a levéltárak részéről nem áll arányban az eredménnyel. Hozzájárul ehhez az is, hogy az iratanyag érdemleges értékelése ilyen rövid időközökre roppant nehézségekbe ütközik. Nem arról van szó, hogy helyes a polgári korszak 25—30—32 éves iratselejtezési alsó korhatára, az idő történeti értékeléshez szükséges ilyen arányú »távlata«; hogy a 32 éves magánjogi elévülési idő kivárása indokolt. Ellenkezőleg: az iratanyagnak éppen jogi értékelésénél észlelhető^ hogy milyen indokolatlanul és hátrányosan hosszú elévülési idők érvényesülnek pl. a Szovjetunióban használatos elévülési időkkel szemben. Ott ugyanis magánszemélyek egymás között való jogügyletére, vagy állami szerveknek magánosokkal szemben való jogügyletére az elévülési határidő három év. Állami szervek egymás között lévő jogügyleteit tekintve, az elévülés másfél esztendő múlva következik be. (V. ö. Dr. Alexy Bachulski: Iratselejtezés, Archeion, XIX—XX. 241—253. 11.) Az öt év távlatából folyó, egy-egy évfolyam iratanyagára vonatkozó selejtezés azonban az aránytalanul jelentős hátrányok miatt nem javasolható. Köztudomású, hogy ma már a Szovjetunióban is, több népi demokratikus államban is a tíz éves iratselejtezési alsó határ van érvényben. A kérdéssel kapcsolatban helyesnek tartanám, ha a szervek tíz évig nem selejteznének. Tíz év múltán selejteznék az elmúlt tíz év első öt évében keletkezett iratanyagot, a tizenötödik évben az öt év és tíz év között keletkezettet, a huszadik évben a tíz és tizenötödik év között keletkezettet, és így tovább. Ilyen módon, az első tízéves időközt nem számítva, minden ötödik évben öt évnyi időközben keletkezett iratanyag selejtezése válnék esedékessé. A levéltárak természetesen folyamatosan végeznék a már levéltárakban lévő, selejtezhető és még át nem selejtezett iratsorozataik selejtezését. E lehetőséggel mód nyílnék az iratanyag alapos értékelésére, a selejtezés elvi és gyakorlati módszereinek kidolgozására, melynek előbb-utóbb sorját kell ejteni. Kiküszöbölődnék a szervek évenkint ismétlődő igénybevétele az operatív feladataiktól távol eső selejtezéshez, megszűnnék az iratanyag kis parcellákra való tördelése, mely áttekinthetőségének ás kezelésének feltétlenül rovására van mind ügyviteli, mind levéltári' szempontból. A selejtezhetőség felső és alsó korhatárának kijelölése nem jelenti azt, hogy azokon ihnen és túl selejtezés nem volna lehetséges, mert a selejtezés lehetősége az anyag értékes és értéktelen voltával van összefüggésben. A korhatár kijelölése mindössze arra irányul, hogy megjelölje azokat az időhatárokat, amelyek között a selejtezés szükséges és időszerű.