Levéltári Közlemények, 25. (1954)
Levéltári Közlemények, 25. (1954) - Borsa Iván: A magyar levéltárügy helyzete a Horthy-korszakban és a felszabadulás után / 14–55. o.
48 Borsa Iván galmi Intézetnek. — A végrehajtási utasítások különböző megoldásokkal biztosították a levéltárak felügyeletét a selejtezésben. Minthogy országosan minden szervre kötelező erővel indult meg az öt évnél idősebb (1952-ben az 1946. évi és az annál régebbi) valamennyi éyfolyamban a selejtezés, a íevéltárakra igen nagyarányú feladat várt annál is inkább, mert sok esetben a levéltárak nemcsak ellenőrizték,, hanem meg is. szervezték az egyes szervek selejtezését. A levéltárak a selejtezések ellenőrzése során több ezer szervet kerestek fel, amelyeknek többsége eddig a levéltárral semmiféle kapcsolatban nem volt. Ezek a szervek legtöbbször nem. is értették a levéltárak feladatát, nem látták világosan, hogy a levéltár miért kapcsolódik be ebbe a munkába. Szívós felvilágosító munkát kellett végezni, hogy az egyes szervek tisztán lássák a levéltár szerepét, s tudják azt, hogy az ügyvitelben már nem szükséges iratanyaguk felett nem rendelkezhetnek korlátlanul, mint eddig tették, hanem annak értékes részét a levéltárnak kell átadniok. A levéltárak az intézményesen megszervezett aktív iratvédelem útjára léptek, 9 * s az iratképző szervekkel való közvetlen kapcsolatok kiépítése révén igyekeznek biztosítani az ügyviteli szükségesség lejárta után levéltárba kerülő iratanyagot. Hogy a levéltárak ezt a fontos új feladatukat megfelelően el tudják látni, fel kellett mérniök és nyilvántartásba kellett venniök (a gyűjtőterületükhöz tartozó) valamennyi szervet, mely munka még nem fejeződött be, s ha ez a nyilvántartásba vétel meg is történik, a nyilvántartásnak naprakész állapotban való tartása állandó feladat marad. A levéltáraknak a selejtezések ellenőrzése terén végzett nagyarányú munkája természetesen nem jelenthette azt, hogy ezzel az iratok védelme száz százalékossá vált. A 185/1951. M. T. rendeletnek, illetőleg végrehajtási utasításainak vannak fogyatékosságai, amelyek a végrehajtás során bukkantak elő. így az úgynevezett ügykörjegyzékek, melyek az egyes ügykörökben létrejött iratok megőrzési idejét szabályozták, egy-egy tárcára együttesen készültek el, s összetett voltuknál fogva egyrészt nem adtak a selejtezőknek megfelelő áttekintést, másrészt nem tudták felölelni egy-egy minisztérium, illetőleg országos főhatóság felügyelete alá tartozó mindenféle típusú szerv valamennyi ügykörét amellett, hogy az ügykörjegyzékek szerkesztésébe is csúsztak elvi hibák. Ezeken túlmenően voltak és vannak szervek, amelyek nem hajtják végre megfelelően a vonatkozó minisztériumi utasításokat. Sajnálatosan előfordult az is, hogy a levéltárak ellenőrző munkájába is csúszott hiba. E hibák két csoportra bonthatók. Az egyik csoportba azok tartoznak, amelyek amiatt adódtak, hogy a levéltár — viszonylag kis létszáma miatt — nem tudott eljutni minden selejtezést 97 Az 1952. évi általános íratselejtezésről lásd Fára József cikkét Levéltári Híradó 1952. júl.—iszept. 33. 1. 98 Meg kell említeni, hogy 1951-ben az említett minisztertanácsi rendelet megjelenése előtt főleg a vidéki levéltárak nagy mennyiségű veszélyeztetett iratanyagot gyűjtöttek be selejtezetlenül. Ez az eljárás — bár pozitív eredményekkel jáint — távolabbi perspektívában nem vezethetett megfelelő eredményre, mert egyrészt nagy mennyiségű levéltári, megőrzésre nem érdemes iratanyaggal terhelte meg az amúgyis szűk raktáraikat, másrészt kizárólag a levéltár kezdeményezésére volt építve, s így az ötletszerűséget sem lehetett kiküszöbölni.
