Levéltári Közlemények, 25. (1954)

Levéltári Közlemények, 25. (1954) - IRODALOM - Horváth József: Franz Wiszniewski: „Egy üzemi levéltár megszervezése” / 269–272. o.

Irodalom 271 fel van tüntetve. Ez gyakorlatilag azt a célt szolgálja, hogy miután a növedéki napló íolyószáma egyben az ideiglenes levéltári beérkezési szám is, a későbbiek során, amennyiben az illetékes osztálynak szüksége volna valamilyen iratra, úgy csak a növedéki napló számát kell közölni a kiszereléshez. Azokban az üzemekben, melyek 1945 előtt is működték, Franz Wiszniewski ajánlatosnak tartja az üzemi levéltár felállításakor a pincéket és - padlásokat is átkutatni, hogy az esetleg ott tárolt anyag' is előkerülhessen. Wiszniewski szerint a vállalati iratanyag négy nagy csoportba osztható: a), műszaki iratok, b) igazgatási iratok, c) kereskedelmi iratok, d) nyomtatványok és egyebek. A selejtezés. . Annak eldöntése, hogy milyen anyag kerüljön a levéltárba, egyedül az üzemvezetőségnek felelős levéltáros dolga. Meghallgatja, az illetékes osztály javaslatait és azután ő dönt, (hogy mi levéltári anyag és hogy elvileg már előzőleg mi selejtezhető, ki papírgyártás céljaira. Főkönyvekből lapokat eltávolítani nem szabad. Az 1919 előtti iratok elviieg nem selejtezhetők. .'••'... . ' •• - Az üzemnek a népi tulajdonbavétel idejéből, illetve az újabb időkből származó, levéltári szempontból értéktelen iratai, elvileg csak az üzemi levéltáros jóváhagyásával és a BM. levéltári főhatóság beleegyezésével semmisíthetők meg. Ha az üzemben selejtezésre érett iratok vannak, arról az illetékes tartományi levéltárat, illetve a potsdami Német Központi Levéltárat kell értesíteni. Különleges esetekben a BM. levéltári főhatósága értesítendő. A kiselejtezett iratok megsemmisítése csak a fenti szervekkel egyetértésben« történhet. Az üzem alkalmazottainak szigorúan'tilos iratokat, önhatalmúari megsemmisíteni. . .• Rendezés : • •Számozott és a növedéki naplóba bevezetett akták rendezésénél a proveniencia -elvét kell alkalmazni. Lényegében az aktákat az ügy alakulásának, összefüggésének megfelelő sorrendben kell összerakni. . Minden iratot tárolható állapotba kell hozni. Üres levélpapíroldalakat, üres füzetlapokat és egyéb levéltári szempontból értéktelen anyagot a levéltáros köteles eltávolítani. A végleg a levéltárban maradó iratokról minden kapcsot és más fémitárgyakat el kell távolítani, . mert rozsdásodásuk megtámadja az iratokat. Fűzetlen vagy rosszul összefűzött iratokat utólag össze kell fűzni vagy beköttetni, raktározható állapotba hozni. A rossz állapotban lévő ügydara bakát a szükséghez mérten restaurálni kell. ' Az iratoknak félzete van, ezeken az irattermelő osztály nevét, "az irat számát, keltét és az irat rövid tartalmát kell feltüntetni. A hiányos adatokat pótolni kell. Minden iratcsomó (iratrendező vagy gyorsfűző) egyenkint számozandó. Fontos, értékes iratoknál az oldalakat is egyenkint, folytatólagosan számozni kell. • Az osztályok szerint rendezett iratokat időrendi sorrendben kell lerakni. A függetlenített levéltáros által vezetett üzemi levéltárakban a „mutatókönyvek" a véglegesen megőrzendő. iratok jegyzékét tartalmazzák. A mutatókönyvek, akár az egész, állagot, akár egyes osztály anyagát* ölelik fel, mindig a pillanatnyi helyzetet tükrözik. Az osztályok szerinti regiszter. megkönnyíti a mutatókönyv használatát. A mutatókönyv sorszáma az akta végleges levéltári száma.. Ezt a számot pótlólag a' növedéki naplóba is át kell vezetni. A mutatókönyvbe, való bevezetés után az aktákat végleges megőrzésre úgy készítik elő, hogy csomagolópapírba rakva, mindenkor könnyen nyitható, ügyes formájú csomagot készítenek. Ezeket egységesen felirattal és megfelelő számozással •látják el. Ezután végleges helyére kerül az anyag, a csomagok lazán egymás fölött vagy egymás mellett fekszenek, hogy könnyen kezelhetők legyenek. A levéltár értékét fokozza és az anyag kezelését elősegíti megfelelő kartotékrendszer felállítása. Ezek a kartotékok' tárgyak, személyek és időrend szerint ren-