Levéltári Közlemények, 24. (1946)
Levéltári Közlemények, 24. (1946) - SZEMLE - Tirscher Jolán: Az Északamerikai Egyesült Államok központi levéltárának működése 1937–1945-ben / 307–318. o.
SZEMLE 313 állapítására, hogy mennyire becsülhető élettartamuk, következőleg, mik volnának azok az eljárások, mikkel tartósságukat növelni lehetne. Sok esetben a vizsgálatok -a mozgóképfilmek olyan fokú romlandó» ságát mutatják, hogy egyedül a másolatuk elkészítése látszik meg* felelő megőrzési módnak. Külön technikai osztály gondozza a levéltár egyéb természetű fényképeket tartalmazó (still pictures) gyűjteményét, bár ennek az anyagnak állandó megőrzését szolgáló különleges berendezése egyelőre még nincs a levéltárnak. Ez az osztály állít elő a levéltári anyagról fényképmásolatokat is. A mikrofilm alkalmazása különö* sen akkor bizonyult célravezetőnek (és emellett a legkevesebb költs seggel járónak), ha nagy terjedelmű anyag fényképmásolatának gyors elkészítésére van szükség. Pl. mikor az 1937/38. költségvetési évben a «Veterans' Administration» iratanyagának egy részét át* szállították a levéltárba, és elkerülhetetlenül szükséges volt, hogy a 2,600.000 lapból álló mutató mindkét helyen rendelkezésre álljon, az egész mutatót mikrofilmre vették. Az iratanyag rendezése a proveniencia általánosan elfogadott elvei alapján történik. Ennek megfelelően iratképző hatóságok szerint csoportosították az anyagot, lehetőleg megtartva az iratok eredeti elrendezését. Ez azonban sok esetben szinte kivihetetlennek bizonyult. A felmerülő nehézségeket — az iratanyagnak esetleg rendezetlen voltát nem tekintve — különböző tényezők, mint egyes hatóságok (hivatalok) rendkívül bonyolult ügymenete, az azok szervezetében, működésében bekövetkezett változások (mint pl., mikor valamely hivatal ügykörének egy részét egy másik hivatal veszi át), iratmegőrzési módszereikben eszközölt újítások stb. okoz* ták. A rendezéshez tehát elsőrendű fontossággal bír az illető hatos ság (hivatal) adminisztratív történetének pontos ismerete, amely részint magukból az iratokból, részint vonatkozó szabályrendele* tekből, kormányjelentésekből és a közigazgatás kérdéseivel foglal* kozó tanulmányokból stb. meríthető. Ezért a «custodial division»= okba beosztott tisztviselők tanulmányozzák a különböző hatósá* gok (hivatalok) iratképzési, illetve iratmegőrzési módszerét és összeállítják a kapcsolatos bibliográfiát. Az ily módon nyert ada* tok legnagyobb részét a levéltár anyagához készült tájékoztatók* ban, leltárakban, katalógusokban és az iratok használatának meg* könnyítését célzó egyéb segédeszközökben teszik közzé. Hasznos segítség pl. az iQ4o=ben befejezett, 303 lapnyi terjedelemmel bíró «Guide to the material in the National Archives», amely a kuta* tónak teljes átnézetet ad a levéltár 1939 dec. 3i=ig beszállított anyagáról. A roppant terjedelmű anyag sokfélesége általános cédula* katalógus (card=catalog) fölfektetését is szükségessé tette, melynek a segítségével a kutatónak módjában áll meghatározni, hogy mely hatóságok, milyen tárgykörökre vonatkozó iratokkal vannak kép* viselve a levéltár által őrzött anyagban, és hogy milyen osztályozási jelzet, vagy hivatkozási szám alatt kérheti az őt érdeklő iratokat. Minden újonnan beérkező iratszállítmányt azonnal bevezetnek hatóság és tárgy szempontjából az említett katalógusba.
