Levéltári Közlemények, 24. (1946)

Levéltári Közlemények, 24. (1946) - SZEMLE - Tirscher Jolán: Az Északamerikai Egyesült Államok központi levéltárának működése 1937–1945-ben / 307–318. o.

310 SZEMLLE of Federal Archives», illetve a «Historical Records Survey» a vizsga* latot kiterjesztette az Unió 48 államára és nagyrészt el is végezte az érdekelt államok támogatásával, valamint a Nemzeti Levéltár több tisztviselőjének a közreműködésével. Munkaprog* rammjuk közelebbi célja a Columbia területén kívül eső szövetségi levéltárakra vonatkozó adatok gyűjtése, távolabbi célkitűzésük, a szóbanforgó adatokat tartalmazó jelentések alapján egy összesítő leltárf az ú. n. «Inventory of Federal Archives» с. kiadvány elő* készítése. A 80.000 lapra tervezett munkának az 1939/40. költség* vetési év végéig összesen 52.000 lapra terjedő részét sokszorosítót* ták mimeografikus eljárással, vagy készítették elő hasonló eljárás útján történő sokszorosítás céljából, 12.000 lapját pedig legépeltek. A selejtezés kérdésének fontosságát felismerve, a National Archives Act úgy rendelkezik, hogy a nem maradandó értékű és tör* téneti érdekkel nem bíró iratok jegyzékeit a minisztériumok és egyéb kormányhivatalok vezetői ezentúl először a levéltárnoknak küldjék meg, aki gondos mérlegelés után, a levéltári tanács hozzá* járulásával, a jegyzékeket a kongresszushoz továbbítja felülvizsgálás céljából. A kormányzati iratoknak folyton nagyobb és nagyobb arányos kat öltő felhalmozódása a selejtezési eljárás gyorsítását és egyszerű* sítését tette szükségessé. A hatóságok, hivatalok által küldött jegy* zékek felülvizsgálatával a levéltárban a «Division of Accessions» foglalkozik, majd e levéltári osztály megszűnése után az illetékes «custodial division»*ok veszik át a feladatkört. Ezek az osztályok a mintául vehető iratokból sorozatokat állítanak össze, és minden adatot megőriznek, ami csak segítségükre lehet a gyors és alapos értékelési eljárásban. (Annak eldöntésénél, hogy valamely kormánys zati irat bír=e közigazgatási értékkel vagy történeti érdekkel, a követ= kező szempontok is számításba jönnek: Nincsse meg esetleg másik hatóság őrizetében másolatban, illetve eredetiben. Nem tekinthető=e az irat gyakran előforduló, szokványjellegűnek. Fontos szerepet játszik végül bizonyos iratanyag értékelésénél annak fizikai nagy* sága. Míg egyrészt egységes iratcsoportok megtartása kívánatosnak látszik, másrészt elhelyezésük költséges voltát tekintve, célszerűbb* nek ^bizonyult csupán jellegzetes darabjaikat kiválogatni további megőrzés céljából. Ez utóbbi iratok a közigazgatási, illetve tudó* mányos kutatás szempontjából a legtöbb esetben hasonló értékkel bírtak, mint az egész iratcsoport.) Néhány az említett osztályok közül még tovább ment és beható tanulmány tárgyává tette az érdekelt hatóság közreműködésével annak iratmegőrzési módszereit. E tanul* mányok eredményekép a különféle hivatalok adminisztratív egyse* geinek olyan leltárai készültek, amelyek segítségével pontosan meg* állapítható, hogy az illető hivataloknak mely iratai őrzendők meg és melyek selejtezhetek ki szabályosan megismétlődő időközökben. A különféle hatóságok a közben leszűrt tapasztalatok alapján mind összevontabb módon készítik selejtezési jegyzékeiket. Míg eleinte nem fektetnek nagyobb súlyt a hasonló, illetve egymással kapcsolatos tételek egyesítésére, később e tételeket összesítve tün*