Levéltári Közlemények, 18–19. (1940–1941)

Levéltári Közlemények, 18–19. (1940–1941) - ÉRTEKEZÉSEK - Sinkovics István: Irattár és levéltár / 17–42. o.

38 SINKOVICS ISTVÁN jogok gyakorlásához szükséges, állampolgári helyzetüket alapjában érintő okiratok beszerzését teszik lehetővé. Az íratok közvetett hasznai közé számítható az is, hogy segítségükkel a történetírás elmúlt idők embereit, törekvéseit, eseményeit közelítheti meg, a mai helyzet kiindulási pontjait, gyökereit. Hogy az írás a benne lévő közvetlen és közvetett hatásokat kifejthesse, ha nem kis terjedelmű iratanyagról van szó, külön személyekre, külön hivatalokra van szükség. Ez ad lét jogot az irattárnak és a levéltárnak. Az elválasztóvonal az egyik és a másik iratanyaga között talán legjobban ott húzható meg, ahol — a hivatali gyakorlat tapasztalata és az elévülés ideje szerint — lezárul az íratok közvetlen féladata. Ez a határ jóformán iratonként, esetenként változik és legföljebb csak megközelítő érvénynyel lehet egy átlagos időtartamot választani, hogy ennek elteltével az iratok az irattárból levéltári kezelésbe kerüljenek. A határnak — a gyakorlat eléggé mutatja, hogy nem lehet mereven ragaszkodni hozzá — rugalmasnak kell lennie;

42 az ingadozások egyik vagy másik irányban, nem érintik a lényeget, a két iratőrzőhely külön-külön rendeltetését. Az iratok természetéből következik, hogy vannak olyanok, amelyeknek időszerűsége változatlanul hosszabb ideig megmarad, a hivatalnak és a közösségnek egyformán érdeke, hogy az általános irattárhatáron túlmenve is hivatali kezelésben legyenek. Ezek közé tartozik a külügy- és hadügyminisztérium iratanyaga, s ilyen módon kezelik a nyugati országokban a tenger és zetügy és gyarmatügy (Angliában a Post Office és India Office) iratait. Ha az irattermeié hatóság a férőhely hiánya miatt nem tudja elhelyezésüket biztosítani, — mint Franciaországban láttuk — beszállítja a levéltárba, de az anyag őrzését és használatát maga számára tartja fenn.

43 A közvetlen rendeltetésüket teljesítő iratok első állomáshelye a termelő hivatal irattára; ide gyűlnek össze, miután a hivatali utat vagy egyes szakaszait megjárták, mindig készen, hogy az általuk hordozott ügy folytatásába bekapcsolódjanak. Az irattár a hivatal segédeszköze, az ügyvitel egyik láncszeme, az iratokat ő közvetíti az elinté42 Müller

—Feíth—Fruín: í. m, 22. 1. „Ein bestimmter Termin ist als allgemeine Regel nicht festzusetzen, die Stücke jedes Dienstzweiges müssen als solche beurteilt werden." 43 Löher, F.: i. m. 241. 1.; Meisner, H. Ö.i i. m. 157.; Nabholz, H.

—Kläui, P.; i, m., Franciaországra 47, sk, 1.