Levéltári Közlemények, 18–19. (1940–1941)

Levéltári Közlemények, 18–19. (1940–1941) - ÉRTEKEZÉSEK - Sinkovics István: Irattár és levéltár / 17–42. o.

IRATTÁR ÉS LEVÉLTÁR 19 különböztetett gonddal őrizték, jogi természetű irataikat, okleveleiket, kiváltságaik biztosítékait és külön a többieket. Viszont a középkori uralkodót ide-oda vándorlásában kísérő kancellária, a hivatali gyakorlatnak megfelelően, csak a folyó ügyek intézéséhez feltétlenül szükséges iratokat, segédkönyveket viszi magával, míg az iratanyag másik része változatlanul, kijelölt helyen marad. Az újkori hivatalnak, bár már állandóan egy helyen végezheti munkáját, változott formában ugyanez a törekvése. Csak az időben egészen közelálló iratok őrzését-kezelését vállalja, a régebbiek gondját pedig azzal hárítja el magától, hogy ezek tulajdonképpeni feladataitól, az élet kiszolgálásától vonják el. Végül a történetírás szempontjaihoz igazodó felfogás hatása abban jelentkezik, hogy az időben messzebb eső iratokat gondos védelemben részesítik, elválasztva őrzik, s minden mást — idetartozik a közelebbi múlt és a jelen írattermése — sorsára hagynak. Az iratok hasznáhatóságának-jelentőségének más-más szempontból történő mérlegelése nem jelenti szükségszerűen az iratanyag egységének megbontását, elhelyezésben, kezelésben. Magán személyek, családok, nemzetségek, kisebb közösségek iratállaga lehet olyan terjedelmű, hogy egybentartása és használata, ha a különböző természetű iratok esetleg külön sorozatokba válnak is szét, semmiféle szempontból nem okoz nehézséget. Más a helyzet a hivatali iratanyag szempontjából, számításba véve, hogy az ügyvitel évről-évre állandó iratmennyiséget termel, sőt talán ez a gyarapodás — ilyen esetekkel nem egy hatóságot állított nehéz feladatok elé a háború utáni túlzott méretű írásbeliség — aránylag rövid idő alatt egészen lavinaszerűvé növekedhet. Itt kettős feladat van: egyrészt az ügymenetet mentesíteni kell az érdekterületén kívüleső iratanyag őrzésének, kezelésének terhétől, másrészt viszont biztosítani kell az időben távolabb eső iratok rendjét, használhatóságát és átmentését a jövő számára. A súlyos kérdést a gyakorlatban úgy oldották meg, hogy az iratok természetéből kínálkozó választóvonalak mentén ketté osztották az írásos anyagot és különböző rendeltetésű kezelőkre, majd ezek munkaköréből kiépülő hivatalokra bízták. így keletkeztek a különféle íratőrző helyek, országonként, időnként más és más, esetleg változó jelentésű névvel jelölve, lényegükben azonban mint ugyanegy elgondolás megvalósítói. A szétválasztást a hivatali nyelvhasználat szembeállí2*