Levéltári Közlemények, 18–19. (1940–1941)

Levéltári Közlemények, 18–19. (1940–1941) - ÉRTEKEZÉSEK - Ember Győző: A levéltári leltár / 150–156. o.

156 EMBER GYŐZŐ: A LEVÉLTÁRI LELTÁR alapulvételével. A levéltári egységeket azonban mindig pontosan meg kell jelölnie. Tanácsos a leltárat, amíg a rendezés még kezdetleges állapotban van, cédulákra felvenni, Az egyes részek rendezésekor ugyanis a megfelelő cédulákat ki lehet cserélni s ezáltal a teljes leltár új leírása elkerülhető, A cédulák levéltári egységekre tagozódjanak, egy egységet természetesen több cédulára is fel lehet venni, ha egyen nem fér el. A cédulák rovatai a raktári és levéltári jelzeteket tüntessék fel. Rendezettebb levéltárakról folytatólagos leltárt is lehet készíteni s az íveket egybekötni. Nagyobb levéltáraknál ez több száz oldalra is terjedhet, úgyhogy külön mutató nélkül könnyen nem is kezelhető, Felmerül végül az a kérdés, hogy a leltárakat ki kell-e nyomatni vagy sem. Ki lehet, de csak a levéltár házi használatára, tisztán a technikai tökéletesség kedvéért. Annak ugyanis, hogy a leltárakat, mint hivatalos levéltári ügyiratokat, a kutató közönség használatára bocsássuk, semmi értelme sincsen. A kutató ugyanis nem arra kíváncsi, hogy a levéltár az iratokat hogyan őrzi, hanem arra, hogy mit tartalmaznak és hogyan használhatók. Erre pedig felvilágosítást a leltárakból csak véletlenül kaphat. Csak azt látná bennük, hogy mit kérhet, de hogy hol találhatja meg azt, amit keres, így sem tudná meg s tapogatózó kéréseível a levéltárakat csak felesleges fáradozásnak tenné ki. Ezzel korántsem akarom azt mondani, hogy a kutató közönséget homályban kell hagyni a levéltárak anyaga és rendszere felől. Ez a feladat azonban nem a leltáraké, hanem a levéltárismertetéseké, amelyek felhasználhatják a levéltárat létrehozó hatóság, intézmény, család, személy stb. történetéből, az ügyintézés és iratkezelés fejlődéséből és a levéltárak sorsából külön részlettanulmányok útján nyerhető ismereteket, S minthogy alapul ugyancsak a levéltár rendszerét kell venniök, beosztásuk hasonló lesz a leltárakéhoz, azzal a lényeges különbséggel azonban, hogy nem az íratok őrzésére, hanem történeti értékesítésükre vonatkozó adatokat fognak tartalmazni, amint azt a külföldön leltár néven megjelenő munkák már régóta teszik. Levéltárismertetést írni nehezebb, mint leltározni, de más feladat, a kettőt összezavarni nem szabad. Ember Győző.