Levéltári Közlemények, 18–19. (1940–1941)

Levéltári Közlemények, 18–19. (1940–1941) - ÉRTEKEZÉSEK - Ember Győző: A levéltári leltár / 150–156. o.

A LEVÉLTÁRI LELTÁR 151 Általánosan elfogadott felfogás szerint a levéltárak feladata az, hogy a bennük elhelyezett iratokat megőrizzék, s ezáltal a kutatás és a történeti feldolgozás számára használhatóvá tegyék. Felesleges arról vitatkozni, hogy e két cél közül melyik a fontosabb. Mert igaz ugyan, hogy az iratoknak tudományos értékük csak akkor van, ha használhatók, azaz ha történeti feldolgozásuk akadályokba nem ütközik, amit egymagában a legtökéletesebb őrizet sem biztosít, másrészt viszont a gondos megőrzés a használhatóság első és nélkülözhetetlen feltétele. A két cél így összefonódik: a levéltár a történeti feldolgozás számára őrzi az iratokat. Ezzel meg is találtuk a magyarázatát a leltárak körüli bizonytalanságnak. A leltárkészítők ugyanis, amikor a leltározáshoz fognak, nem különböztetik meg a levéltárak kettős célját, s a leltárral mindkét rendeltetésnek — az őrzésnek és a történeti feldolgozás előkészítésének — egyszerre akarnak eleget tenni. Ahhoz, hogy a kutató az iratokat történetileg feldolgozhassa, valamint ahhoz is, hogy a levéltárnok azokat a kutatás számára használhatóvá tegye, egész sereg olyan ismeretre van szükségük, amelyek a puszta megőrzés szempontjából nem nélkülözhetetlenek, Hogy csak a legfontosabbat említsem, először is tudniok kell, hogy az íratok mit tartalmaznak, ami a megőrzésnél egészen mellékes. Megfordítva viszont, a gondos és pontos őrizet olyan adatok feljegyzését követeli meg, amelyek a történeti feldolgozhatóság szemszögéből tekintve közömbösek, így pl. hogy az iratok lapokban vagy kötetbe kötve maradtak fenn, a kutatónak egészen mindegy, a megőrzésnél azonban lényeges különbséget jelent. Helyesebb tehát, ha a levéltár kettős célját szétválasztjuk és a leltárat, az általános szóhasználathoz igazodva, a levéltár első és alapfeladatát, az íratok megőrzését szolgáló eszköznek tekintjük, olyan írásos munkának, röviden iratnak, amelynek rendeltetése, hogy a lehető legpontosabban feltüntesse mindazt, amit a levéltár őriz. Kétségtelen, hogy a levéltárnak ahhoz, hogy az iratokat pontosan megőrizze, ilyen írásos munkára feltétlenül szüksége van. Annak elkészítése minden levéltárnak nemcsak fontos feladata, hanem legelső kötelessége is. A leltár tehát hivatalos irat, minden levéltárnak első számú ügyirata. Ezek alapján így határozhatjuk meg: a levéltárban őrzött iratanyagot a lehető legpontosabban feltüntető hivatalos levéltári ügyirat.