Levéltári Közlemények, 18–19. (1940–1941)

Levéltári Közlemények, 18–19. (1940–1941) - ÉRTEKEZÉSEK - Ember Győző: A levéltári leltár / 150–156. o.

152 EMBER GYŐZŐ Lehető legpontosabb akkor lenne a leltár, ha a levéltárban őrzött minden egyes darabot feltüntetne. Ez kis levéltáraknál lehetséges is, hatalmas iratanyagnál azonban keresztülvihetetlen. Ilyen esetben meg kell elégedni a kisebb-nagyobb őrzési egységek (pl. kötet, csomó, doboz, láda, stb,) feltüntetésével. A legfontosabb kérdés minden leltárnál az, hogy miként tüntesse fel a levéltárban Őrzött anyagot. Ennek a kérdésnek különböző értelmezése, a levéltárak kettős céljának szét nem választása révén, eredményezi, hogy a leltárak a gyakorlatban a legkülönbözőbb módszerek szerint készülnek. Holott, ha szem előtt tartjuk, hogy a leltár rendeltetése kizárólag az, hogy az iratok megőrzéséhez szolgáljon alapul, kétségtelen, hogy a válasz csak az lehet, hogy a leltár az iratokat úgy tüntesse fel, amint* azokat a levéltár őrzi. A leltár a levéltár állapotát abban az időpontban örökíti meg, amikor készül. Ebből következik, hogy végleges csak akkor lehet, ha a levéltár állapota, amit tükröz, már véglegesnek tekinthető, azaz ha a levéltár tökéletesen rendezett. A leltározás kérdése tehát a legszorosabban összefügg a levéltárrendezés kérdésével, A leltár mindenkor hűen mutatja, hogy a levéltár rendezett-e, vagy rendezetlen, azaz a rendezés eredményét foglalja össze. Felmerül ezzel kapcsolatban az a kérdés, hogy érdemes-e leltárat készíteni addig, amíg a levéltár nincsen, ha nem is véglegesen, de legalább nagyjában rendezve. A válasz csak feltétlen igen lehet. A leltár ugyanis nemcsak a korábbi levéltárrendezés eredményét mutatja, hanem egyben alapját adja a további rendezésnek. Tehát a levéltárrendezés szempontjából is azt kell mondanunk, hogy a leltárkészítés a levéltárnoknak legelső feladata. A leltározásnak alapkérdései azonosak azokkal a problémákkal, amelyek a rendezés közben merülnek fel a levéltárnok előtt, amelyekkel éppen e kongresszus foglalkozott részletesen, úgyhogy bővebb tárgyalásukat feleslegesnek találom. Jól rendezett levéltárról leltárt készíteni nem nehéz feladat, A levéltárnoknak nem kell egyebet tennie, mint pontosan leírnia azt, amit a levéltárban maga előtt lát- A leltárnak fogalmi meghatározásából következik, hogy csak azokat az adatokat kell feltüntetnie, amelyek az iratok őrzésével kapcsolatosak, s figyelmen kívül hagyhatja mindazt, ami az- íratok felhasználását segítené elő,