Levéltári Közlemények, 17. (1939)

Levéltári Közlemények, 17. (1939) - ÉRTEKEZÉSEK - Csobán Endre: A számvevőségi iratok selejtezése / 194–207. o.

204 CSOBÁN ENDRE E nyomtatott füzetek, amennyiben eredeti fogalmazványuk az irattárban megvan, tulaj donképen nem is tartoznak a számvevőségi iratokhoz s elhelyezésük is célszerűbb a levéltári kézikönyvtárban. Ha fogalmazványuk nincs meg, egy példányt a számvevőségi iratok között megtartunk. Találunk végül a számvevőségi irattárban olyan iratokat, füzeteket, stb. amelyeken semmi szám vagy egyéb jelzet nincs, amelyek egyik számvevőségi íratkategóriába sem tartoznak. Ezeket tartalmuk szerint vesszük vizsgálat alá. Egyrészükről ki fog derülni, hogy számvevőségi irat vagy okmány vagy annak melléklete. Ezeket a megállapított szabályok szerint tartjuk meg vagy selejtezzük ki. Másrészükről az fog kiderülni, hogy nem számvevőségi íratok. Ezeket külön csomóban gyűjtjük össze és selejtezés után átadjuk a levéltárnak. Végül vagy a most említett csoportban vagy az íratok mellékletei közül kerülhetnek elébünk magántermészetű okmányok, íratok, amelyekre az illető egyénnek vagy leszármazottainak még szüksége lehet. (Anyakönyvi kivonatok, illetőségi bizonyítványok, stb.) Ezeket is kiszedjük és külön csomókba rakjuk. Nem kell külön hangsúlyozni, hogy minden olyan iratot, amely levéltárszervezésre, levéltárrendezésre, irattári rendszer megállapítására vagy megváltoztatására, iratok életére, viszontagságaira vonatkozik, feltétlenül megtartunk. A kiselejtezés tényét és egyes íratok távollétét az iktatókönyvekben (naplókban, stb.) bélyegzővel is jelölhetjük. A kiselejtezés jelölésére Debrecenben ,,SEL", a hiányok jelölésére ,,H" felírású bélyegzőket használtunk. Minthogy a mellékletek darabszámát külön rovat tünteti fel az íktatókönyvekben (naplókban stb,), az alapirat vagy a mellékletek kiselejtezését már azáltal megkülönböztethettük, hogy a „SEL" bélyegzőt a megfelelő rovatba nyomtuk. Hasonlóképen tudtuk feltüntetni az alapirat vagy a mellékletek jelen nem létét. Az iktatókönyvek (naplók, stb.) elején a bélyegzők felírását, esetleges egyéb jelek jelentését s a bélyegzők vagy jelek különböző rovatokba való nyomását, beírását tüzetesen meg kell magyarázni. ///. Tennivalók a selejtezés után. A levéltáros, ha nem maga végzi is a selejtezést, állandóan figyelemmel kíséri annak menetét. A szorosabb értelemben vett selejtezés befejezése után újból megállapítja, hogy rendben