Levéltári Közlemények, 17. (1939)

Levéltári Közlemények, 17. (1939) - ÉRTEKEZÉSEK - Ember Győző: A magyar királyi helytartótanács ügyintézése III., A számvevőhivatal : harmadik és befejező közlemény / 130–157. o.

150 EMBER GYÖZÖ elé tartozó iratokat vezették, azaz az ügyosztályok szerinti iktatást vezették be, amivel a tanácsot az iratkezelés fejlődése terén megelőzték. Iktatásra került minden számvevőhivatali beadvány, valamint a fogalmazatok is. A beadványokkal szorosan összefüggő fogalmazatok nem kaptak új számot, de a beadványokat tekintet nélkül arra, hogy már folyamatban lévő ügyben érkeztek, mindig új szám alatt iktatták, azaz a tanács gyakorlatát követték, A fogalmazatok iktatásáról a fogalmazó tisztviselők gondoskodtak. Az iktatás technikájáról bővebb részleteket, minthogy az iktatókönyvek nem maradtak fenn, nehéz megállapítani. Valószínű, hogy e tekintetben is a tanács gyakorlata szabott irányt. Átvette a számvevőhivatal a helytartótanácstól az ú. n. halmok (cumulus-ok) szerinti iktatást. Az időközönkint, évenkint, félévenkínt stb,, esedékes jelentéseket és kimutatásokat (operata periodica) nem egyenkint iktatták, hanem minden időközben csak az elsőt s ennek jegyzőkönyvi száma alatt a többiről külön jegyzéket (consignatio) vezettek; ennek segítségével nemcsak az irattárnokon könnyítettek, hanem a jelentéstétellel tartozó hatóságokat is könnyebben tudták nyilvántartani. Az íktatókönyvhöz tartozó mutatókönyvet (regestrum, index) ugyancsak az irattárban készítették. Hogy minél használhatóbbá tegyék, az iratokat nemcsak egy, hanem valamennyi előforduló címszó alatt feltüntették. Személyi és tárgyi címszavakat közös mutatókönyvben tartottak nyilván. Br. Mednyánszky rendeletére 1797, január 1-től kezdve nem kezdtek minden év elején új mutatókönyvet, i hanem folytatták az előző évit, amig olyan vaskos nem lett, hogy kényelmesen már nem használhatták. Ilyen módon kb. 10 év anyagához egy kötet szolgált mutatóul. Az indexek rovatait, minthogy nem maradtak korunkra, nem ismerhetjük. Az utasításokból kitűnik, hogy minden címszónál feltüntették nemcsak az iktatószámot, hanem az elő- és az utóirat számát is. Ugyancsak utaltak arra, hogy a kérdéses tárgy folytatása vagy előzménye melyik másik index milyen helyén található meg. Az ú. n. rovahcskönyv (liber scontro) azt mutatta meg, hogy a helytartótanács jegyzőkönyvi számainak milyen számvevőhivatalí iktatószámok felelnek meg. A számadásokról és a velük kapcsolatos számvevőhivatalí ügyiratokról külön jegyzékeket (repertoría ratíonum) vezettek, amelyek az iktatókönyveknek feleltek meg.