Levéltári Közlemények, 16. (1938)

Levéltári Közlemények, 16. (1938) - ÉRTEKEZÉSEK - Ember Győző: A magyar királyi helytartótanács ügyintézése II., 1783–1848 : második közlemény / 58–141. o.

128 EMBER GYŐZŐ Ezután az egyik írnok összegyűjtötte a fogalmazatokat, ülések és ügyosztályok szerint csoportosította és e célra kijelölt fiókokba zárta. Amint valamely ülés minden kiadványát elküldték, az összes ügyiratokat átadták az irattárnak, amit az említett feljegyzési könyvekbe az átadás napjával együtt bevezettek. Az átadás a kiadói táblák és az íktatóhivatal ügyosztályi jegyzékei alapján történt. A kiadóhivatal és az irattár megbízott tisztviselői darabróldarabra haladva ellenőrizték, hogy megvan-e mindegyik beadvány, melléklet és fogalmazat. Ha semmi sem hiányzott, az irattár tisztviselője a kiadói táblán aláírásával bizonyította, hogy a kérdéses ülés ügyiratait hiány nélkül átvette. Ha azonban valamit nem találtak, közösen tartoztak megkeresni, vagy kinyomozni, hogy hová került, s ha valamelyik tisztviselő vette magához, elismervényt kértek tőle. Az 1792 utáni utasítások hangsúlyozták, hogy ne nyugodjanak bele a hiányba, ne tekintsék az ügyet ilyen bejegyzésekkel elintézettnek: non venít, non adest, A kiadói táblázatokat a kiadóhivatal tartotta meg igazolásul és a végzett munka bizonyságául. Ha csak egy-két darab letisztázása volt még hátra, hogy az ülés iratanyaga teljes legyen, emiatt az átadást nem halasztották el, hanem ezeket a fogalmazatokat pótlólag juttatták el az irattárba. A soron kívülinek jelzet ügyek fogalmazatait haladék nélkül tisztázták le, s a kiadványokat azonnal postára adták. Az ilyen fogalamazatokról, ha nem az ülés többi darabjával érkeztek a kiadóhivatalba, külön kiadói táblázatot készítettek. Az irattárnak azonban a rendes ügyiratokkal együtt adták át ezeket is. Arra különösen tartozott a kiadóhivatal ügyelni, hogy ha a soronkívüli fogalmazatok iktatva még nem voltak, letisztázásuk után az iktatóhivatalba is eljussanak, s csak azután kerüljenek az irattárba. Az összes hatóságokhoz szóló körleveleket (circularia), személyleírásokat stb,, nem kézzel másolták le, hanem nyomdába adták, A korrektúrát maga a kiadó, vagy segéde végezte, ő sürgette a nyomdát s gondoskodott róla, hogy mennyit ugyanazokon az íveken fogalmazták meg, gondosan feltüntetve az esetleges eltéréseket, — Mint már láttuk, ismételten felhívták a titkárok figyelmét arra, hogy a fogalmazatokban minden hivatkozott számot, keltet stb, pontosan jelöljenek meg, ne bízzák kikeresésüket a másolókra. Ügyszintén meghagyták, hogy a csatolandó mellékletekre a lapszélen utaljanak, a szokásos jelekkel számozzák meg, s a jeleket vezessék rájuk,