Levéltári Közlemények, 14. (1936)

Levéltári Közlemények, 14. (1936) - KISEBB KÖZLEMÉNYEK - Bottló Béla: A lengyel levéltárnoki tanfolyam kiadványai / 246–253. o.

KISEBB KÖZLEMÉNYEK 249 gának „A" vagy „B" csoportba való beosztásához az elvi szabályokat mindig az illetékes felettes hatóság tűzi ki a kultuszminisztérium levéltári ügyosztályával együttműködve, A tervezet elkészítésénél a közigazgatási hatóság részéről meghallgatják a nagy tapasztalattal rendelkező tisztviselőket, az egyes ügykörök vezetőit, a levéltári képviselet részéről pedig a vonatkozó tudományágak képviselőit. Az ügyiratokat a lengyel elévülési terminusok szerint 2, 10, 20, és 30 év múlva selejtezendő iratok szerint osztályozzák. Az „A" csoportba tartozó ügyiratokon kívül a jogerős ítélettől számítva 60 évig kell megőrizni a bűnügyi iratokat, A szerző szerint ilyen tervezetek elkészítésénél jó szolgálatot tehet a francia szabályzat (Loi, décrets, arrétés, réglements et Instructions concernant le service des archives départamentales. Melun, 1922,), mely több mint 500 csoportot állít fel. Minden iratot be kell valahová sorolni és nem szabad „Varia", „Miseellenea", „Vegyes" stb, semmit pontosan meg nem határozó csoportot alkotni. Ezután a selejtezés technikai lebonyolításának előadására tér át. Az ügyírat előadója az ügyirat elintézése alkalmával az illető hivatal számára előírt szabályzat szem előtt tartásával megállapítja az ügyirat selejtezhetőségét: az ügyírat elintézése alkalmával az előadó láthatván legjobban az illető ügyirat értékét. Ez a megoldás kevesebb időt vesz igénybe, mintha az irattár vezetője vagy más új személy végezné az értékelést, mert ennek iijból meg kellene ismerkednie az ügyirattal, A helyes módszer tehát az, ha az ügyirat értékelését és beosztását az előadó, a selejtezést az irattár vezetője, a selejtezés ellenőrzését a megfelelő ügyosztály vezetője végzi,

3 A selejtezést azután évenként el kell végezni, mert csak így lehet a munkatorlódást kikerülni, A legalkalmasabb idő az év első negyede. Az irattár vezetőjének jól kell ismernie 1, annak a hivatalnak szervezeti szabályzatát, ügykörét, ügymenetét, munkabeosztását és történetét, melynek iratait őrzi és selejtezi, 2, a hivatal működésével kapcsolatos jogszabályokat, különösen az elévülési törvényeket, 3, azokat a hivatali szabályokat, melyeknek alapján az ügyiratok keletkeznek, 4, a helyi kisebbség nyelvét, 5. az iratok és 3 Az 1902-ben kiadott magyar „Vármegyei ügyviteli szabályzat" hasonló eljárást írt elő, a gyakorlatban azonban ez nem bírt gyökeret ereszteni. Az ,, előadói" selejtezéssel szemben súlyos kifogásók is támaszthatók. (Szerk.j