Levéltári Közlemények, 14. (1936)

Levéltári Közlemények, 14. (1936) - KISEBB KÖZLEMÉNYEK - Bottló Béla: A lengyel levéltárnoki tanfolyam kiadványai / 246–253. o.

250 KISEBB KÖZLEMÉNYEK segédkönyvek egymásközti kapcsolatát. Szem előtt kell tartania, hogy a rossz selejtezés az állam és az egyén részére mérhetetlen károkat okozhat, A selejtezés ellenőrzésére az illetékes ügyosztály vezetője hosszú szolgálattal rendelkező és a hivatal történetét jól ismerő előadót küldjön. A selejtezés alkalmával kettős jegyzék készítendő» I. A levéltárnak átadandó anyagról, II. a kiselejtezettről. Az utóbbi jegyzéket három példányban kell elkészíteni 1. a levéltár, 2. az irattár, 3. a megfelelő ügyosztály részére. Ezeket az irattár és az illetékes ügyosztály vezetője írja alá. A hivatal vezetőjének jogában áll egyes ügyiratokat más csoportba áthelyezni, ezt azonban a jegyzékek jegyzetrovatában meg kell okadatolnía. A jegyzékeket az íratok beszállítása előtt az illetékes fölöttes hatósághoz fel kell terjeszteni és innen küldeni az illetékes levéltárba. Ha a levéltár két hónapon belül nem válaszol, akkor a jegyzék a levéltár által elfogadottnak tekintendő és az ,,A" csoportba tartozó iratok a levéltárba küldendők, a ,,B" csoportba tartozók pedig megsemmisítendők. A levéltárnak joga van ahhoz, hogy a selejtezés ellenőrzésére megfelelő képviselőjét kiküldhesse, vagy pedig a kiselejtezett iratok egyes fasciculusait ellenőrzés céljából bekérhesse, A kiselejtezett iratok közül elégetéssel kell megsemmisíteni a bizalmas és titkos iratokat, valamint a nyugtákat, váltókat, elísmervényeket és ehhez hasonlókat. A többit elsősorban állami és csak másodsorban magán papírgyáraknak kell átadni feldolgozás céljából, ez utóbbiaktól azonban írásbeli kötelezvényt kell venni, hogy kivétel nélkül az egész anyagot zúzóban használják fel, Eladás előtt az ügyiratok szétszedendők, hogy összefüggés ne legyen közöttük és így méginkább használhatatlanokká váljanak; ajánlatos a tiszta lapokat kiszedni, de nem szedhetők ki az egyes érdekesebb tartalmú iratok, űrlapok, pecsétek vagy aláírások, még oly célból sem, hogy ily gyűjteményeket gyarapítsanak velük. A füzet szerzője munkája végén a selejtezést tárgyaló fontosabb irodalmat sorolja fel, A továbbiakban az ügyirat létrejöttének egyes fázisaival és az ügyiratoknak az irattárban való elhelyezésével foglalkozó munkákat ismertetjük, melyek közül Stosyk „A közigazgatás kancelláriai előírásairól" szóló és a Monitor Polski 1931. évi 196, számában megjelent rendeletet ismerteti. Ennek egyes részletkérdései csak a későbbi kiadványokban részesülnek részletesebb megvilágításban. A