Levéltári Közlemények, 7. (1929)

Levéltári Közlemények, 7. (1929) 1–2. - ÉRTEKEZÉSEK - Pleidell Ambrus–Herzog József: Reformtörekvések az iratkezelés terén / 31–44. o.

42 DR. PLEIDELL AMBRUS ÉS DR. HERZOG JÓZSEF toknak gyakran többfelé ágazó s nem egyszer változó csoportjai megfelelően, azaz szerves összefüggésüknek megbontása nélkül elhelyezhetők legyenek. Ezzel szemben a tizedes rendszer, minthogy alapgondolata éppen az iratoknak tartalmi összefüggése, az iratcsoportosításra természetesen a legnagyobb gondot fordítja és azt rendszeresen, tökéletesen igyekszik elvégezni. Éppen ezért nem is elégszik meg, mint az alapszámrendszer, az iratoknak hármas tagolásával, hanem azokat tartalmuk szerint kevesebb vagy több, esetleg idővel változó fő- és a szükség szerint többszörös alcsoportokra bontja és az iratcsoportosítás egész rendszerét az úgynevezett számkulcsban feljegyzi. Minthogy a tizedes rendszer kétségtelenül tökéletesebben végzi el az iratok tartalmi összefüggése szerint való csoportosítását, sőt a csoportosítást az idő folyamán előálló szerves változásoknak megfelelően bármikor módosíthatja is, e rendszert az iratcsoportosítás tekintetében is helyesebbnek kell tartani. •"';..;'". ' ••;•'" HL Irattári jelzés: Az irattári jelzésektől két tulajdonságot kell feltétlenül megkövetelni. Az első, hogy az iratokra alkalmazott jelzések azok helyét az irattárban minden időre megjelöljék, vagyis e jelzések mindenkor érvényesek legyenek, a második pedig az, hogy a jelzések az idő folyamán előálló szükséghez képest a jelzés rendszerének megbontása nélkül könnyen bővíthetők legyenek. Az első tulajdonság azt biztosítja, hogy bármely irat csupán a jelzés ismerete alapján minden más segédeszköz igénybevétele nélkül helyéről azonnal kiemelhető, vagy oda visszahelyezhető legyen, a második tulajdonság pedig lehetővé teszi, hogy az ügymenet folyamán előálló szükségleteknek megfelelően az iratok újabb alcsoportokra legyenek bonthatók oly módon, hogy szerves összefüggésük az irattári jelzésben is kifejeződjók. Az alapszámrendszer az iratokat a következő módon látja el irattári jelzéssel. Az előző pontban említett hármas tagolású iratcsoportok közül az első osztásnak csoportjait a kútfőnek nevezett római, a második osztásnak csoportjait a tételnek nevezett arabs sorszámokkal látja el. A harmadik osztásban található csoportokat alapszámokkal jelzi, amelyek azonban már nem alkotnak szakadatlan számsort, mint a kútfő- és tételszámok, hanem pusztán esetleges számjelzések, minthogy az alapszám mindig az az iktatószám, amelyet