Levéltári Közlemények, 7. (1929)

Levéltári Közlemények, 7. (1929) 1–2. - ÉRTEKEZÉSEK - Pleidell Ambrus–Herzog József: Reformtörekvések az iratkezelés terén / 31–44. o.

REFORMTÖREKVÉSEK AZ IRATKEZELÉS TERÉN 43 a csomót alkotó iratok között fekvő és az utolsó naptári évben elsőnek beérkezett irat iktatásakor kapott. Az irattári jelzés e módja tehát csak abban a ritka esetben ad véglegesen érvényes jelzést az iratoknak, ha az ügy, amelyre az iratok vonatkoznak, egy naptári éven belül befejezést nyert és soha többet tárgyalás alá nem kerül. Minden, ellenkező esetben az alapszám okvetlenül, a tétel és kútfő száma pedig esetleg szintén megváltozik, vagyis az iratok eredeti jelzése érvénytelenné válik. Ezen kívül az irattári jelzés e módja túlságosan merev is, mivel az idő folyamán előálló szükséghez mérten a kútfő és tétel elnevezésű nagyobb csoportok — éppen szakadatlan sorszámozásuk miatt — legfeljebb a jelzésrendszerbe nem illő más jelzések segélyével bonthatók újabb alcsoportokra. A tizedes iratmegjelölési mód az egész irattárt a százas főszámokkal osztja nagyobb csoportokra, amelyeken; belül ugyané főszámok segélyével tekintélyes számú, t. i. száz alcsoport alkotható, még pedig olymódon, hogy ez alcsoportok egybetartozása mindenkor kétségtelen maradi. Az iratok tartalma által megkövetelt, vagy az idő folyamán szükségesnek mutatkozó további alosztások által keletkezett csoportok megjelölésére az alszámok szolgálnak, amelyek a rendszer szellemének megfelelően bármikor korlátlan mértékben szaporíthatok. Az alszámok ezenfelül kezdőszámjegyük (zéró, — páratlan — páros) által még az alattuk fekvő iratok tartalma (szervezési, személyi, dologi) felől is, felvilágosítást adnak. Az alszámmal jelölt legkisebb egységeken belül az. iratok a vezérszavak szerint betűrendben feküsznek. A tizedes rendszer irattári jelének tehát megvan az a két előnyös tulajdonsága, amelyek e pont elején mint kiváló fontosságúak megiemlíttettek, míg az alapszámrendszer szerinti iratjelzésben e tulajdonságok hiányoznak. Ezért a tizedes rendszer az irattári jelzés szempontjából is az alapszámrendszernél jobbnak tekintendő. IV. Az iratok kikeresésére szolgáló segédeszközök. Az alapszámrendsz érnél, amennyiben valamely iratnak csak tárgya ismeretes, mindenekelőtt a mutatóból meg kell állapítani annak iktatószámát, azután az iktatókönyvből a kútfő számát és ennek alapján az illető kútfő felszerelési könyvéből a tétel- és alapszámot. I>e e jelzés alapján igen sok esetben még korántsem található meg az irat. Ha t. i. a szóbanforgó ügy egy naptári év elmulta után bármikor is