Levéltári Közlemények, 7. (1929)

Levéltári Közlemények, 7. (1929) 1–2. - ÉRTEKEZÉSEK - Pleidell Ambrus–Herzog József: Reformtörekvések az iratkezelés terén / 31–44. o.

REFORMTÖREKVÉSEK AZ IRATKEZELÉS TERÉN 41 tokra, hanem mindig csak az egy-egy osztályba tartozókra nézve kell az alcsoportokra való osztást elvégeznie. E tisztviselőnek következésképen nem az egész hatóság irattárának, hanem csak egy-egy osztályba tartozó iratoknak tagolásában kell járatosnak lennie, amit kétségtelenül nagyon megkönnyít az, hogy a felosztás és megjelölés nemcsak következetes és ezért könnyen áttekinthető, hanem minden évben ugyanaz is, vagyis változatlan és ezért könnyen emlékezetben tartható. Ha ezenfelül tekintetbe vesszük, hogy minden iratnak irattári helyét (jelzetét) az irat tartalma alapján az alapszámrendszernél is — bár nem az iktatás előtt —• szintén meg kell határozni, a tizedes iktatási móddal szemben, látszólagos komplikált volta miatt, komoly aggálynak nem lehet helye. Az iktatás céljának elérését, vagyis egy-egy iratnak a naptári éven belül nem ismétlődő számjellel való ellátását tehát mindkét rendszer egyenlően; biztosítja. Ezenfelül az alapszámrendszer iktatószáma semmit sem jelez. Belőle legfeljebb a beérkezés sorrendjére, sőt esetleg — mint a belügyminisztériumnál — még erre sem lehet következtetni. Ezzel szemben a tizedes iktatószám, minthogy a fő- és alszámot, vagyis az irattári jelet is, magában foglalja, az irattárban leendő elhelyezést is meghatározza és ezáltal az iratok szerves összefüggésének irattári érvényesülését már a legkorábbi időpontban, az iktatásnál biztosítja. Ez az utóbbi, tulajdonság a tizedes rendszer kétségtelen nagy előnyének tekintendő. II. Iratcsoportosítás. Az iratcsoportosítást az alapszámrendszer hármas tagolással, t. i. több —• gyakran az egyes osztályok ügykörének megfelelő — főcsoportba (kútfő), ezeken belül több alcsoportba (tétel) s az utóbbiakon belül ismét több alcsoportba (alapszám) való osztás útján végzi. Minthogy a hármas tagolás szerint alkotott csoportok tartalmáról a legtöbb esetben nincs írásbeli feljegyzés, sőt a második alcsoportnál (alapszám) ilyen feljegyzés már e csoport jelzeteinek esetlegessége és gyakori változása miatt nem is lehetséges, ennélfogva azt, vájjon az alapszámrendszerű irattárakban az iratcsoportosítás helyes vagy helytelen irányelvek szerint történt vagy történik, nem is lehet megítélni. Általánosságban csak annyi állapítható meg, hogy a hármas tagolás semmi esetre sem elegendő arra, hogy benne az ira-