Levéltári Közlemények, 7. (1929)

Levéltári Közlemények, 7. (1929) 1–2. - ÉRTEKEZÉSEK - Pleidell Ambrus–Herzog József: Reformtörekvések az iratkezelés terén / 31–44. o.

40 DR. PLEIDELL AMBRUS ÉS DR. HERZOG JÓZSEF iktatásnál a naponként beérkezett iratok tartalmuk szerint 22 csoportba osztatnak és e csoportokban — osztályokban — naponként idlőrend szerint iktattatnak négy számsorban olyképen, hogy a huszonkét osztály közül négy a naptári év legelején a számsor első számával, a többi tizennyolc pedig a számsor valamely, sokszor igen magas számával kezdi az. iktatást. Az utóbb említett 18 osztály között ugyanis az egyik számsornak az egyik (II. közjogi) osztály részére 1—70.000-ig fenntartott számok után következő magasabb számok kisebb-nagyobb számcsoportokra tagolva szétosztatnak. A belügyminisztériumban szokásos eljárás tehát — bár a sorszámozás tekintetében nem következetes az iktatás. módjának szabályozásánál — az időrend mellett az irat tartalmát is tetkintetbe veszi, vagyis elfogadta a tizedes rendszernek alapgondolatát, anélkül azonban, hogy az abban rejlő előnyöket kifejlesztette és felhasználta volna. Ugyanis,, bár az osztályiktatás számai alapján valamely ügyiratnak egy bizonyos iratcsoportba való tartozása az iktatószámokat elosztó táblázat szerint mindenkor megállapítható, az iktatószámok e tulajdonságuk dacára — a tizedes rendszerrel ellentétben — mégsem szolgálnak egyszersmind irattári jelül, hanem erre más külön jelek alkalmaztatnak. Az osztályiktatásban rejlő, elül említett felfogást,, amely az irat tartalmát, vagyis leendő irattári elhelyezésének legfontosabb ismérvét már az iktatásnál a beérkezésideje által meghatározott sorrendnél előbbrevalónak tartja, a tizedes rendszer nemcsak a maga alapjának tekinti, hanem azt minden vonatkozásban következetes rendszerességgel alkalmazza is. A tizedes rendszer ugyanis, a tervszerűen előre kidolgozott ú. n. számkulcsban foglalt fő- és alszámok segélyével, egy-egy hatóság összes ügyiratait nemcsak nagyobb csoportokra tagolja., hanem a szükséghez mérten ugyane számok segélyével kisebb, tartalmilag lehetőleg egynemű csoportokban határolja el és csak ez utóbbiakon belül iktatja időrendben. Kétségtelen, hogy a tizedes iktatási mód, az iratoknak az iktatás előtt eszközlendő csoportokba osztása miatt, első tekintetre komplikáltnak látszik. Ezt az aggodalmat azonban a közelebbi vizsgálódás eloszlatja vagy legalább is lényegesen csökkenti. Az iktatandó iratoknak főcsoportokba osztását ugyanis az elosztó hivatal végzi. A főcsoportokon belüli tagolás az egyes ügyosztályoknál történik. Egy-egy tisztviselőnek tehát nem a hatósághoz beérkezett összes ira-