Levéltári Közlemények, 5. (1927)
Levéltári Közlemények, 5. (1927) 1–4. - ÉRTEKEZÉSEK - Gárdonyi Albert: Reformtörekvések az iratkezelés terén / 254–263. o.
256 DR. GÁRDONY[ ALBERT. eltévedése teljesen ki van zárva. De érvényesülhet központi irattározásnál is, mert az egyes ügyosztályok iratanyaga így is egyesíthető, illetőleg különválasztható. A különválasztás pedig úgy történik, hogy minden ügydarab (dossier) ugyanazon római számmal jelöltetik, mely az ügyosztály jelzésére is használatos. Minthogy azonban egyes ügyosztályok alosztályokra vannak felosztva, melyek működési köre korlátoltabb, ezek jelzésére a római számok után helyezett arab számokat szokták használni. Egy második arab számmal szokták jelölni az ügydarabok folyószámát, ami az ügydarabok időrendi egymásutánját is biztosítja s feleslegessé teszi az évszámnak az iratjelzésbe való felvételét, ami természetesen nem zárja ki azt, hogy az ügydarab borítólapján az ügy megindulásának és befejezésének évszáma meg ne jelöltessék. Az ily módon megkonstruált irattározási rendszerek lényegüket tekintve helytállók és elfogadhatók, 'mert az irattározott darabok valami rendszerbe vannak foglalva s nem állanak egymás mellett minden rendszer nélkül. Ez az irattározási rendszer azonban esupán addig áll teljes összhangban a közigazgatási szervezettel, amíg az ügyosztályi munkakörök terén változások nem következnek be. Ilyen változások esetén vagy megtartja az irattár addigi osztályozási rendszerét s ez esetben az ügyosztályok új munkaköre és az irattározási rendszer közötti összhang megszűnik, vagy pedig alkalmazkodik az új ügyosztályi munkakörökhöz s ez esetben az irattározási rendszer szerves egysége lazul meg. Minél több változás történik aztán az idők folyamán az ügyosztályi munkakörökben, annál inkább felbomlik az irattározási rendszer organikus egysége s az ügyosztályi munkakörök terén bekövetkezett változások ismerete nélkül nehezen lehet eligazodni a régibb iratanyagban. A gyakorlati közigazgatás szempontjából ez nem esik kifogás alá, mert elvégre a konkréte megjelölt ügydarabot így is meg lehet találni; kifogásolható azonban a tudományos kutatás szempontjából, mely annál eredményesebb, minél jobban kidomborodnak a tárgyi egységek. Nem is szólva arról, hogy az ügyosztályi munkakörökhöz való alkalmazkodás már előre kizárja azt, hogy különböző hatóságok iratanyaga ugyanazon csoportosítás szerint legyen felállítva, mert hiszen az ügyosztályi munkakörök különböző hatóságoknál különböző módon vannak megállapítva. Minthogy ily módon az irattárak a hatósági szervezetnek megfelelően alakultak ki, tárgyi szempontból Összefüggő
