Levéltári Közlemények, 5. (1927)

Levéltári Közlemények, 5. (1927) 1–4. - ÉRTEKEZÉSEK - Gárdonyi Albert: Reformtörekvések az iratkezelés terén / 254–263. o.

REFORMTÖREKVÉSEK AZ IRATKEZELÉS TERÉN 255 állítja, hogy közzétételük „nur Ehren — nicht Amtspflicht". Ha most az Amtspflicht tartalmát keressük, akkor a nevezett kézikönyv nyomán a leíró leltárakhoz jutunk el, amelyek kétségkívül nagyon hasznosak a levéltárak anyagának általános megismerésére, de távolról sem adnak megfelelő képet a részletekről. Ez utóbbihoz csupán akkor lehet eljutni, ha a mechanikus alapokra felépített irattári mutatózási rendszer helyére tudományos alapokon nyugvó mutatózási rendszert állítunk. Egészen új feladatok nyílnak itt meg a levéltárak számára, amelyek alól csupán akkor mentesülni, ha már az irattárak is e rendszer szerint fogják mutatózni anyagukat, ami egyelőre csupán jámbor óhajtás még. Az irattári mutatózás célja t. i. ma még konkréten megjelölt ügydarab (p. o. Nagy István illetőségi ügye, Kis János házépítési engedélye stb.) feltalálása, a levéltári mutatókban ezzel szemben rendesen egy-egy kérdés (p. o. állategészségügy, tűzrendészet, egyesülési jog stb.) megvilágításához szükséges forrásanyagot keresünk. Ez elveknek megfelelően az irattári mutatók rendesen az iktatói számokra helyezik a súlyt, mert az iktatói számok mindig konkréten megjelölt ügydarabokra vezetnek. Ezzel szemben a levéltári mutatózásban egyáltalán nem bírnak jelentőséggel az iktatói számok, mert itt már nem egyes ügydarabok feltalálásáról, hanem egy tárgykörre vonatkozó iratanyag összefoglalásáról van szó. Ennek következtében az irattári kezelés céljainak inkább a névmutatók felelnek meg, amelyek jelentősége a levéltári kezelésnél' határozottan háttérbe lép s helyüket a tárgymutatók foglalják el, amelyek az azonos tárgyú iratanyag betűrendes összefoglalását célozzák. Ezzel azonban nem merítettük ki az irattárak és levéltárak közötti különbségeket, mert az irattári és levéltári mutatózási rendszerek közötti különbségeket felülmúlják az osztályozási rendszerek közötti különbségek, amely osztályozási rendszerek még kevésbbé épülhetnek fel azonos elveken. Az irattárak osztályozására nézve az az irányadó elv, hogy mindenben alkalmazkodjanak a hatósági szervezethez, vagyis amily módon tagozódik a hatósági szervezet, ugyanazon módon tagozódjék az irattár is. (Holtzinger: Registratur- und Archivkunde 18. 1.) Ez elv akkor érvényesül a legteljesebben, ha minden ügyosztály önálló irattárral rendelkezik, mert akkor az ügyosztály intézkedési körébe tartozó iratanyag mindig együtt marad s iratanyagának esetleges