Tájékoztató a Magyar Szocialista Munkáspárt archívumai számára [16] 1986. 41 p.

Imre Mátyásné, Szűcs László: Forrásközlési útmutató a pártarchívumok számára

a) Tisztázat az irat végleges formája, mely tartalmában és formájában az irat szerzőjének végleges szándékát tükrözi. Levél esetében általában a címzett iratai között található; jegyzőkönyv, vagy más belső használatra készült irat (pl. feljegyzés) esetében általában a készítő iratai között maradt fenn. Meghatározott rendeltetéssel több példányban is elkészítették. Formai jegyei: többnyire nincsenek benne javítások; gépírás esetén az első példány; esetenként fejléces papírra írták és bélyegzőlenyomattal látták el, de minden esetben a szerző eredeti aláírása szerepel rajta. b) Fogalmazvány azzal a céllal készült, hogy a tisztázat alapjául szolgáljon. Tükrözi a szerző szándékának formálódását. A fogalmazvány rendszerint a szerző iratai között található. Ha valamely iratnak nem maradt fenn a fogalmazványa, csak a másolópapírral készített másodlata (másodpéldánya), az ügyvitelben betöltött szerepe alapján ezt kell fogalmazványnak tekinteni. Formai jegyei: szövegében többnyire javítások láthatók; a szerző legfeljebb szignóval látta el; bélyegzőlenyomat nincs rajta; rendszerint a papír minősége gyengébb mint a tisztázaté; egyes hivatalok fogalmazvány céljára ún. előadóívet használtak. c) Másodlat (másodpéldány), amely a tisztázattal egyidőben, azonos eljárással készült, tartalmában, szerkesztésében pontosan megegyezik a tisztázattal. Formai jegyei: aláírás helyett általában szignót alkalmaztak; bélyegzőlenyomat nincs rajta; másodpéldány számára többnyire nem cégjelzéses papírt használtak; rendszerint másolópapírral készült. d) Másolat készülhetett a tisztázatról, a fogalmazványról vagy másodlatról egyaránt. Meghatározott, általában ügyviteli céllal készült. Tartalmában megegyezik a lemásolt irattal, formájában, szerkezetében nem mindig. Többnyire feltűnően rögzítették rajta azt, hogy másolatról van szó. Formai jegyei eltérők attól függően, hogy hiteles, vagy hitelesítés nélküli, illetve egykorú, vagy késői másolatról van-e szó (lásd lentebb); az aláírás, a bélyegzőlenyomat, a fejléc is csak a főszövegben használt írásmóddal szerepel. Különleges helyet foglalnak el a formahű másolatok (film, fotókópia, xeroxmásolat). e) Kivonat bármely iratról, de általában jegyzőkönyv valamely részéről (napirendi pontjáról, határozatáról), vagy jelentés egy részéről készülhet. Általában meghatározott céllal (érdekeltek értesítése) készítették. Formai jegyeit tekintve megegyezik a másolattal, többnyire feltüntették rajta, hogy kivonatról van szó. f) Kézzel írott az az irat, amelyet ceruzával vagy tollal rögzítettek. g) Géppel írott az az irat, amelyet írógéppel, távírógéppel írtak. Az írógéppel rögzített irat lehet első példány, vagy másolópapírral készült példány. h) Sokszorosított az irat, ha klisével, matricával, vagy sokszorosító géppel, stencillel készült. i) Nyomtatott az az irat, amelyet nyomdai úton, nyomdagéppel állítottak elő. Az irat sokszorosításának reprezentatívabb formája. j) Egykorú vagy késői meghatározást másoiat és kivonat esetében használunk. Egykorú ha az ügyvitellel egyidőben keletkezett, későbbi, ha az ügyintézés egy másik .fázisában, vagy ettől független (tájékoztatási, kutatási) céllal készült. k) Hitelesség, illetve hitelesítés nélküliség kérdése csak a másolatok és a kivonatok esetében merül fel. A hitelesítést aláírás, vagy aláírás és pecsét, valamint dátum képezi, melyet az eredeti iratot készítő szerv, szerző, közjegyző, vagy más hitelesítésre jogosult hivatal eszközölhet. Hitelesítés nélkülinek kell tekinteni az iratot, ha ezekkel a jegyekkel nem rendelkezik. Ezeket a fogalmakat kombináltan használjuk a dokumentum irattani meghatározásánál, például: géppel irt tisztázat, egykorú, géppel írt hiteles másolat, egykorú, géppel írt, hitelesítés nélküli kivonat, kézzel írt fogalmazvány, sokszorosított másodlat, nyomtatott másodlat, sokszorosított, hitelesítés nélküli, egykorú másolat. Könyveknél, folyóiratoknál, újságoknál, röpiratoknál általában nem adunk irattani leírást, kivételt képez, ha az előállítás nem nyomdai úton történt (pl. kézzel vagy sokszorosító géppel készült).