Tájékoztató a Magyar Szocialista Munkáspárt archívumai számára [16] 1986. 41 p.

Imre Mátyásné, Szűcs László: Forrásközlési útmutató a pártarchívumok számára

Ez alá kerül a dokumentum címe, lehetőleg olyan formában, ahogy ez a kötetben is szerepelni fog (lásd a 11. pontot). A cím után a tárgy címszavakban való részletezése (annotálása) következik. Ezt követően meg kell adni a dokumentum lelőhelyét, azaz levéltári, vagy könyvtári jelzetét (lásd a 12. pontot). Ezt követi a szóbanforgó dokumentum irattani meghatározása, azaz az iratfajta, illetve az irattípus leírása (lásd a 11. és 13. pontot). Fel kell tüntetni a dokumentum terjedelmét (pl. 1 nyomtatott oldal, 10 gépelt sor). A cédula hátoldalán kell megtenni a dokumentum felhasználásával kapcsolatos megjegyzéseket (pl. mely részlet nem közlendő, csak jegyzetelésnél, vagy bevezető tanulmánynál használandó fel, másodlagosan jöhet számba a közlésnél stb.) Az elkészített cédulákat a kötet igényeinek megfelelően tematikai, vagy kronológiai csoportosításban célszerű kezelni. 9. Keletkezési hely A dokumentum keletkezési helyéül azt a helységet kell megadni, ami általában a kelet mellett található. Amennyiben a keletkezés helyét a dátumban nem jelölték, a szerkesztőnek kell megállapítani, ügyelve azonban arra, hogy a keletkezési hely nem feltétlenül azonos azzal a helységgel, amelyről a dokumentum szól. A szerkesztő által megállapított keletkezési helységnevet szögletes zárójelbe kell tenni. Amenyiben a keletkezés helye nem állapítható meg, ezt szögletes zárójelbe tett kérdőjellel kell jelölni. Könyvészeti anyagoknál, ha más támpont (tudósítás helye) nincs, a kiadás helyét kell keletkezési helyként megadni. 10. Keltezés A dokumentum keltezése az évszám, a hónap, a nap megjelöléséből áll. Amennyiben az iraton a keltezés valamely tagja, vagy egésze nem szerepel, ezt a szerkesztőnek keil megállapítani; az évet mindenképpen, de lehetőség szerint a hónapot, és a napot is. A szerkesztő által megállapított adatokat szögletes zárójelbe kell tenni. Dátumként nem az esemény, hanem az irat keletkezésének időpontját kell feltüntetni. Ha keletkezéssel kapcsolatban több keltezés is szerepel az iraton (tervezet készítésének, átvizsgálásának időpontja) a végleges szöveg jóváhagyásának a keltét kell feltüntetni. Amennyiben az iraton a keltezés és a címzetthez való megérkezés dátuma (iktatás dátuma) is szerepel, a keletkezés időpontját kell közölni. Ha viszont csak a beérkezés időpontja szerepel, ezt kell megadni, de szövegkritikai jegyzetben közölni kell (lásd a 19. pontot), hogy iktatási és nem keletkezési dátumról van szó. Ehhez hasonlóan kell eljárni minden a fentiektől eltérő esetben. Könyvészeti anyagoknál, ha más támpont (tudósítás kelte) nincs, a kiadás (megjelenés) időpontját kell keltezésként megadni. 11. Cím A dokumentumnak általában szerkesztett címet kell adni. Amennyiben az iratnak eredeti címe is van, ezt szövegként kell kezelni. Ha azonban az eredeti cím minden vonatkozásban megfelel a követelményeknek, ezt is lehet dokumentumcímként használni. Minden dokumentumnak és esetleges mellékletének is önálló címet kell adni. A cím szerkesztésénél törekedni kell a tömör, de a tárgyat, a tartalmat hűen visszaadó, politikailag helyes megfogalmazásra. A cím elemei: a) szerző (szervezet, testület, hatóság, személy stb.) b) az irat típusa (jegyzőkönyv, jelentés, határozat, felszólalás, körrendelet, röpirat, levél stb.) c) címzett (szervezet, testület, hatóság, személy stb.) d) az irat tárgya, tartalma. A szerzőként vagy címzettként szereplő személy teljes nevét (vezeték és keresztnév) kell megadni, ettől eltérni csak 'kivételes esetben lehet. A cím szerkesztésénél egyes elemek elhagyhatók, így a szerző, ha a dokumentumon nincs feltüntetve, vagy ellenkezőleg többen írták alá, ez utóbbi esetben az aláírókat összefoglalóan kell megnevezni (Szövetség, Szövetség vezetősége, ellenzék, kizártak stb.); a címzett pl. körlevélnél, jegyzőkönyvnél, körrendeletnél, esetenként jelentésnél. Ha az iratnak több tárgya van, lehetőség szerint ezeket fel kell sorolni, ha viszont ez túlságosan megterhelné a címet, akkor meg kell keresni azt a közös elemet, ami az irat legáltalánosabb tárgyát tükrözi. Ha azonban egy testület üléseinek több tárgyat érintő jegyzőkönyveit vagy egy személy levelezését tartalmazza a publikáció, a tárgy elhagyható.