Tájékoztató a Magyar Szocialista Munkáspárt archívumai számára [3] 1973. 154 p.

Szabó Gizella: A pártarchívumok nyilvántartási munkájáról

vasolok. 1. ) Ésszerűnek és a hibaforrások minimumra csökkentése szempontjából hasznosnak bizonyult az a módszer, hogy a változások nyilvántartásban történő regisztrálásánál a változásokat minden szükséges helyen egyid

ejűleg vezessük át. Ha tehát pl. beérkezik egy fondhoz valamely uj anyag, azt a BN-ba beirni, a fond kartonjára rávezetni, a leltárnak a fonddossziéban őrzött példányára rávezetni, s a beérkezésre vonatkozó feljegyzést a fonddossziéban elhelyezni - mindezt egyszerre ajánlatos elvégezni. Bármelyiket halasztjuk későbbre, felesleges gondot okozunk magunknak, s a halogatásból könnyen elfelejtés lehet. 2. ) A nyilvántartás okmányait a tapasztalatok szerint ajánlatos folyékony tintával iró Íróeszközzel (tollal) vezetni. A közhasználatú modern íróeszközök közül a filctollak általában tul vastagon fognak, irás közijén átütnek a szomszédos la pia; a golyóstollak festékanyaga általában magas glicerintartalma miatt a papírban, amelyre irtunk vele, viszonylag rövid néhány év elteltével zsirszerüen szétszivárog, esetleg a szomszédos lapokra is átterjed. 3. ) Az alap-okmányhoz a kezelés megkönnyítésére segédletek készíthetők, pl. a fondkön

yvhöz betűrendes mutató fond, - ill. csoportszámmal; ugyanilyen jelzettel ellátott tárgyszerinti mutató. A BN-hoz betűrendes mutató az átadók (források) neve szerinti betűrendben; tárgymutató a beérkezett anyag tárgya szerint, stb. ; hasonló a KN-hoz is. A f

onddossziéhoz tartalom-mutató készíthető, valamint ajánlatos az egyes okmánytípusok külön-külön palliumban való elhelyezése, az egyes csoportok leltárainak külön-külön palliumozása, stb., stb. 4. ) A fondkönyvben, a fonddosszié okmányain, a BN-ban és a KNban a leirt szöveg védettséget élvez. Ez szigorú szabály. Azon bármiféle javítás, kiigazítás, érvénytelenítés csak aláírással, keltezéssel esz közölhető. A javításra kerülő szövegrészt, számot, stb. tilos olvashatat