Tájékoztató a Magyar Szocialista Munkáspárt archívumai számára [3] 1973. 154 p.

Szabó Gizella: A pártarchívumok nyilvántartási munkájáról

lanná tenni; az érvényüket vesztett okmányokat tilos megsemmisíteni. Egyes okmányoknak máshová történő áthelyezésekor addigi helyükön a fonddossziéban feljegyzést kell elhelyezni, amelyen az áthelyezett irat megnevezése, .terjedelme, az áthelyezés oka, uj helyének pontos megjelölése szerepel, s ezt az archivumvezető keltezéssel és aláírásával látja el. 5. ) A nyilvántartási okmányokban lehetőleg kerülni kell a rövidítéseket. Szükség esetén is csak a közhasználatú rövidítéseket alkalJ mázzuk. 6. ) A nyilvántartás jeleit minden esetben azonos formában tüntetjük fel. A Beérkezési Napló számának feltüntetése tehet a következő lehet: BN 15/1973. Ezt nem lehet BNsz 15/73, B/15/ 1 973, BNsz 1 973/15, stb. variációkban alkalmazni. Az ilyen jelek ugyanis arra valók, hogy azonnal, minden kutatás és utánajárás nélkül eligazítsanak, s ha bárhol meglátjuk felírva, azonnal tudnunk kell, hogy ezt és csakis ezt jelentik. 7. ) Nyilvántartásbavételkor az anyagnak legalább raktári rendben kell lennie, hogy a BN rovatait kitölthessük. Tehát az anyagról legalább dosszié v. dobozszámban meg kell tudni adni a mennyiséget. A már meglévő fondhoz történő beérkeztetéskor az uj anyag fondon belüli helyét is meg kell jelölni a BN-ban. Ládában, zsákban, kosárban, csomagban, stb. érkező anyagot nyilvántartásbavétel előtt dobozba, dossziéba kell rakni. Befejezésül ismételten szeretném hangsúlyozni, hogy a nyilvántartás vezetésében a kötelező érvényű szabályok mellett nagy szerep és lehetőség jut a nyilvántartás vezetőjének az egyéni munkastílus alkalmazására, a helyi sajátosságok figyelembevételére, s gondosságától függ, hogy ez utóbbi lehetőséget mennyire tudja a nyilvántartás hasznossága, rendessége, pontossága érdekében minél inkább kihasználni.