Tájékoztató a Magyar Szocialista Munkáspárt archívumai számára [3] 1973. 154 p.

Szabó Gizella: A pártarchívumok nyilvántartási munkájáról

jegyzék, 1969-hez ügykezelési leltár, 1962-höz átadás-átvételi jegyzék, stb. , stb.). A Központi Pártarchibumban is jelentkezik ez a probléma; az MSZMP Központi apparátusának anyagai is évenkénti bontásban kerülnek be az archívumba. Ezt a következőképpen hidaltuk át: a fond két csoportra oszlik, az 1. csoport a választott vezetőszervek iratait, a 2. csoport az osztályok iratait tartalmazza. Az osztályok iratait tartalmazó dossziék (az összes osztály együtt) évenként 1-től kezdődő sorszámmal le vannak sorszámozva. Az irattár által készített jegyzékre a dossziék sorszámait átvezetjük. Utána dossziéjegyzéket készítünk az anyagról a következő formában: "288. f. 2/1 962/1.-125.dosszié: Adminisztratívosztály 126. .-212. " Ipari Osztály 213.-248. " Külügyi Osztály stb. stb. Az egyes évek tehát azonos rendezettségi fokon állnak, azonos segédletekkel vannak ellátva. Mindaddig, amig a fond levéltári rendezésre nem kerül, irattári, vagyis évenkénti rendben marad, s addig az egyes dossziék jelzete a következő: fondszám, csoportszám, évszám, dossziészám. A 2. csoport kartonján tehát az "állapot" rovatban az áll: "irattári rendben", a "segédlet" rovatban: "irattári jegyzék dossziéjegyzék", a "mennyiség" rovatban pedig az összes év összes dossziéinak mennyisége van megadva. Az egyes évekről részletes adatokat a fonddosszié nyújt. Végzetül néhány olyan tapasztalatomat szeretném leirni, amelyek a nyilvántartási szabályzatban nem szerepelnek ugyan, de a munkában egyrészük kötelező érvényű, másrészük pedig megkönnyíti, áttekinthetőbbé teszi a nyilvántartási munkát. A fogalmazással megpróbálom majd érzékeltetni, hogy az alább irtak közül mi az, ami munka szabályt képez, mi az, amit egyszerűen csak mint bevált módszert ja