MoReq2010 Iratkezelőrendszerek moduláris követelményei. I. kötet. Alapszolgáltatások és beépülő modulok (MoReq 2010).

ELSŐ RÉSZ – FŐ FUNKCIÓK - 1. A MOREQ-RŐL ÁLTALÁBAN - 1.4. Iratkezelési alapismeretek

MoReq2010

® – Első rész – Alapszolgáltatások és beépülő modulok v1.0 Oldal 21 / 521 Copyright © 2010 & 2011 DLM Forum Foundation, minden jog fenntartva Ahhoz, hogy eldöntsük, hogy egy információ nyilvántartott irat vagy sem, fontos megértenünk annak ügyviteli kontextusát, illetve a szervezet életében betöltött szerepét. Ezért minden szervezet fontos feladata saját feladatkörének, tevékenységének beható ismerete, és ez alapján azon információk kiszűrése, amelyeket szükséges megőrizni, és nyilvántartott iratként kezelni. Az olyan információkat, amelyek bár a szervezethez tartoznak, de nem kezelendőek nyilvántartott iratként (pl. egy dokumentum piszkozatai, vagy egy be nem fejezett tranzakció), átmenetinek kell tekinteni, és rendszeresen törölni kell. Például, egy dokumentum vázlatai törölhetők annak publikálása után, valamint a részleges tranzakció információk is törölhetők, a tranzakció befejezése, vagy érvénytelenítése után. Az ideiglenes információk nyilvántartott iratként kezelése jobb esetben csak a szervezet adattároló kapacitását pazarolja a redundáns vagy piszkozati példányok tárolása révén, illetve azok későbbi kiszűrése további munkát, vagyis további erőforrást igényel. Rosszabb esetben viszont adatvédelmi elveket vagy más belső szabályokat sérthet, valamint további erőforrásokat emészthet fel annak megállapítása, hogy az információhoz jogszerűen fértek-e hozzá vagy sem. 1.4.2. Iratkezelési folyamatok és rendszerek A 2001-ben kiadott ISO15489 talán a legmeghatározóbb szabvány a világ iratkezelésében. Első lépésként definiálja, hogy mely információkat kell az iratkezelő folyamatoknak nyilvántartott iratként kezelni. Az iratkezelési folyamatok teljes listája (az ISO 15489 szabvány szerint):  A nyilvántartott irat megőrzési idejének meghatározása  Iratok létrehozása és nyilvántartásba vétele  Nyilvántartott iratok besorolása  Nyilvántartott iratok tárolása és kezelése  Nyilvántartott iratok hozzáféréseinek ellenőrzése  Nyilvántartott iratok útjának nyomon követése  Nyilvántartott iratok selejtezése  Iratkezelési folyamatok dokumentálása Az ISO 15489-es szabvány javaslata szerint egy szervezet iratkezelő rendszerének ezeket a folyamatokat kell támogatnia. Az iratkezelő rendszert úgy definiálja, mint „információs rendszer, amely összegyűjti, kezeli és meghatározott időn át hozzáférhetővé teszi a nyilvántartott iratokat” (ISO-15489-1:2001, 3.17). A MoReq2010

® specifikáció moduláris iratkezelési követelmények gyűjteménye. Továbbgondolja az ISO 15489-es szabvány általános definícióját, és annál jóval részletesebben írja le az iratkezelési folyamat lépéseit, valamint azok végrehajtásának módját. Ahhoz, hogy az iratkezelő rendszer megfeleljen a MoReq2010®-nek, sokkal szigorúbb feltételeknek kell megfelelnie, mint az ISO 15489-ben definiált folyamatok egyszerű végrehajtása. A MoReq2010

®-nek való megfelelés egyik előnye, amely egyben a MoReq2010® egyik fő célja is, az MCRS-ek közötti interoperabilitás. Egy MCRS nem csak a saját entitásait és folyamatait tudja értelmezni, hanem exportálhatja azokat egy olyan szabványos formátumba, amelyet egy másik MCRS is értelmezni tud.