MoReq2010 Iratkezelőrendszerek moduláris követelményei. I. kötet. Alapszolgáltatások és beépülő modulok (MoReq 2010).
ELSŐ RÉSZ – FŐ FUNKCIÓK - 1. A MOREQ-RŐL ÁLTALÁBAN - 1.4. Iratkezelési alapismeretek
MoReq2010 ® – Első rész – Alapszolgáltatások és beépülő modulok v1.0 Oldal 22 / 521 Copyright © 2010 & 2011 DLM Forum Foundation, minden jog fenntartva Az iratkezelő rendszerek közötti interoperabilitás nagyon fontos a nyilvántartott iratok kezelésének folyamatában. A mai szervezetek 3-5 évente frissítik technikai eszközparkjukat. Egyes nyilvántartott iratok megőrzési ideje gyakran meghaladja ezt az időtartamot. Ha egy nyilvántartott iratot például 75 évig kell megőrizni, akkor a ciklus végére az irat akár 15-25-ször kerülhet egyik iratkezelő rendszerből a másikba. Ezt szemlélteti az 1g ábra. Ha minden egyes átvitel során a kontextus metaadatok közül akár csak néhány elvész, akkor ennyi áthelyezés után a nyilvántartott irat integritása komolyan sérülhet. 1g ábra –A nyilvántartott iratok életútjuk folyamán számos migráción eshetnek át Megjegyzendő, hogy az import nem része az MCRS alapfunkcióinak, de minden MCRS-nek képesnek kell lenni a MoReq2010® közös XML formátumába exportálni a tárolt információkat. Az importhoz már egy sokkal szofisztikáltabb alkalmazás szükséges, ezért, ha kötelező lenne, sok egyedi feladatra tervezett ügyviteli rendszer elesne a MoReq2010® alkalmazásának lehetőségétől. 1.4.3. A nyilvántartott iratok jellege Szinte minden olyan dokumentum, amely informatív vagy bizonyító jelleggel rendelkezik kezelhető nyilvántartott iratként. Az ISO 15489 ekképpen definiálja a nyilvántartott irat fogalmát: „bármely személy vagy szervezet tevékenysége vagy jogszabályban meghatározott kötelezettsége ellátása során létrehozott, továbbított vagy tárolt tájékoztató vagy bizonyító jellegű információ” (ISO 15489-1:2001,3.15). A múltban a nyilvántartott iratok javarészt papír alapú iratok voltak, a 21. században azonban egyre inkább háttérbe szorulnak az elektronikus iratokkal szemben. Igény azonban mindig is lesz olyan rendszerekre, amelyek a papír alapú és más fizikai iratok kezelésére (például az orvosbiológiai vagy a bűnügyi laborminták nyomon követésére) egyaránt alkalmasak. Minden nyilvántartott irat, ideértve a fizikai és az elektronikus iratokat is, rendelkezik bizonyos közös jellemzőkkel. Az ISO 15489 így definiálja a nyilvántartott iratok jellemzőit: Hitelesség – a nyilvántartott irat nyilvántartás szerinti tárgya, tartalma, készítője stb. minden kétséget kizáróan megfelel a valóságnak; Megbízhatóság—a nyilvántartott irat által tartalmazott információ pontos és helytálló; Integritás—a nyilvántartott irat teljes és változatlan; Használhatóság—a nyilvántartott irat visszakereshető, megjeleníthető és értelmezhető. *Az ábrán az irat kifejezés a nyilvántartott iratot jelöli
